Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Leren van elkaar, hamvragen en de digitale geletterdheid van je organisatie: Iris Intranet Communitydag

In een stoffenzaak. Voorheen dan. Nu is de Winkel van Sinkel in Utrecht een uniek monumentaal pand, met een gevarieerd aanbod van activiteiten zoals muziek, dans, borrel en diner. Op deze bijzondere locatie mochten wij onze opdrachtgevers verwelkomen voor de tweejaarlijkse Iris Intranet Communitydag.

 

Iris Intranet in de praktijk: sharing is caring

Nadat we iedereen hadden verwelkomd, gingen we verder met kijkjes in de intranetkeukens van onze opdrachtgevers. Inmiddels een vast onderdeel van de Communitydag, waarbij communitymanagers hun intranetervaringen, -successen en -uitdagingen delen.

 

Dit keer waren Marente en Sectorinstituut Transport & Logistiek aan de beurt om hun kennis en ideeën uit te wisselen.

 

“Je wilt zorgmedewerkers niet lastig vallen met nóg meer systemen.” opende Alex Passchier van Marente, een zorgorganisatie in Voorhout en omstreken. En dat doe je toch, onvermijdelijk. Een nieuw social intranet is een nieuw systeem in de organisatie, maar de manier waarop je het platform lanceert, wat je communiceert en welk gevoel je erbij geeft kan heel veel betekenen.

 

“We geven extra aandacht voor het goede en het leuke,” vertelt Alex. “Over bezuinigingen in de zorg en dergelijke wordt al genoeg gecommuniceerd.” Optimistisch en constructief berichten plaatsen is dus een praktisch handvat om mensen op weg te krijgen met het social intranet. En dat hoeft niet bijzonder veel tijd te kosten:

 

Ik denk dat we meer tijd kwijt waren aan het personeelsblad en de nieuwsbrief, dan nu aan het intranet.

 

 

Ook kun je je intranet onder de aandacht brengen door een leuke lanceringscampagne: “We gaven iedereen als standaardprofielfoto een opa of oma.” Je geeft iemands profiel dan direct een gezicht. Niet hun eigen gezicht, maar ook geen anonieme grijze silhouet. Je bent dan eerder geneigd het even aan te passen, en dan is het een kleine moeite om de rest van het profiel ook te vullen!

 

Daarnaast kun je bestaande ‘normale’ dingen in je organisatie omtoveren tot effectieve communicatiemiddelen. To-do blokken bijvoorbeeld. Super handig om (ook offline) overzichtelijk je taken af te vinken. Iedere dag. Dat maakt het ook een interessant communicatiemiddel. Sectorinstituut Transport en Logistiek gebruikt het blok om hun intranet genaamd Kiki blijvend onder de aandacht te brengen. Inclusief een uitleg over Kiki in het blok. Check hier de voorkant:

 

kiki_todoblok  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"We dachten dat het moeilijker zou zijn om mensen op het intranet te krijgen." bekent Alex. De reden waarom dit meevalt heeft waarschijnlijk te maken met de kernwaardes voor het plaatsen van een bericht op het intranet (constructief en optimistisch): “Het doel was informeren, elkaar op ideeën brengen en positief nieuws brengen. Want in de zorg is het vaak genoeg al negatief.”

 

Bij Sectorinstituut Transport en Logistiek lag de behoefte bij het vergroten van interactiviteit tussen collega’s. En hun social intranet Kiki is daar natuurlijk ideaal voor.

 

Interactiviteit vergroten hebben zij natuurlijk al heel goed gedaan met de bovenstaande to-do blokken, maar ook met ambassadeurs. Waar veel ambassadeursgroepen na livegang ‘doodbloeden’, is dat met de ambassadeurs van Sectorlogistiek niet. Kiki-ambassadeurs kregen een herkenbaar t-shirt, die inmiddels de bureaustoelen van de ambassadeurs bekleed. Zo zijn ze nog steeds herkenbaar als Kiki-ambassadeurs!

 

Een social intranet is bij uitstek een samenwerkingsplatform. Dat kan ook door middel van groepen, waar je je collega’s aan toe kan voegen. Sectorinstituut heeft dat nog iets verder uitgebouwd. Door middel van kleurcodes in iemands profiel weet je wat voor iemand het is. Groen staat bijvoorbeeld voor “Stelt mensen en sociale verbanden voorop” en rood staat voor “Durf, tempo en kracht”. Op die manier kun je samenwerken met diverse collega’s op basis van verschillende managementdrivers die nodig zijn voor een bepaald project. Je krijgt meer diversiteit in samenwerkingen, waardoor de kans van slagen ook groter wordt.

 

Sparren over de F.A.Q.'s

Regelmatig krijgen we vragen van onze opdrachtgevers over hoe ze sommige dingen het beste aan kunnen pakken. En dat zijn vaak vragen in dezelfde trant: ‘Hoe zorg ik dat iedereen de nut en de meerwaarde van het intranet inziet?’, ‘Hoe breid ik de groep actieve gebruikers uit?’ of 'Wat is de beste manier om het intranet intern te evalueren.

 

Onze opdrachtgevers zaten met elkaar om de tafel, om praktische oplossingen voor praktische vragen te verzinnen. Er werd gewisseld, gebrainstormd en daar zijn mooie dingen uit gekomen:

 

  • Om de actieve groep gebruikers uit te breiden, zou je naast zakelijke content ook eens informele en trotse momenten kunnen delen.

 

  • Om te evalueren kun je het beste meetbare doelstellingen en KPI's opstellen (zoals IVN heeft gedaan). Evalueer deze na bepaalde momenten en acties. Statistieken bijhouden is ook handig, daar kun je vaak ook het een en ander afleiden. En natuurlijk een goude oude: enquêtes!

 

  • Om de nut en waarde te kunnen waarborgen maak je gebruik van ambassadeurs. Maar zorg ook dat ze na de lancering nog actief blijven als ambassadeur, als de nieuwigheid er vanaf is dan ebt het actieve gebruik ook weg. En dat wil je natuurlijk niet! Af en toe even dit doen kan ook enorm goed werken.

 

Hoe staat 't ervoor met de digitale geletterdheid in jouw organisatie?

Na een heerlijke lunch, en nieuws van het Iris ontwikkelteam over de kersverse release, werd 't tijd voor de afsluiting!

 

De afgelopen jaren zijn er veel systemen bijgekomen. Allemaal met dezelfde belofte: productiviteit verhogen. Of dat bij alle systemen daadwerkelijk zo is, valt te betwijfelen. Of het bij alle systemen mogelijk is, dat denken we wel! Alvaro Caballero van Orangetrail sloot de dag af met een inspirerende presentatie over Digital Literacy en Social Learning.

 

Of systemen wel of niet werken heeft te maken met adoptie van een dergelijk platform. Althans, dat is vaak het idee. Maar het gaat veel verder dan dat: adaptatie is ook heel belangrijk. Het verschil? Adaptatie is iets meer geschikt voor de omgeving te maken en adoptie is iets helemaal van jezelf te maken. Makkelijker: waar je bij adoptie meer focust op functionaliteiten, richt je je bij adaptatie meer op de ‘waarom’ van functionaliteiten – en van systemen überhaupt.

 

“The current approach to adoption is problematic,” stelt Alvaro.”There is much focus on the ‘fun stuff’, and crucial info is marked as high-end.” – en zo verlies je de waarde van je platform.

 

Creëer waarde door effectief te navigeren, evalueren, creëren en delen van informatie en kennis in een samenwerkende omgeving. Dat is Digital Literacy. Net wat verder dan functionele adoptie.

 

Niet uitleggen wat iets is, maar hoe het je helpt. Focus op de kennis van je medewerkers en laat ze weten waarom ze iets gebruiken. 

 

Ook voor jezelf: leer om slimme vragen te stellen. Als er iets niet goed gaat is men geneigd te vragen ‘Wat vind jij hier van?’, maar vraag eens ‘Wat kunnen we doen om dit voortaan te voorkomen?’. Er wordt meer nagedacht.

 

En uiteindelijk is een goede what’s in it for me van onschatbare waarde. Is dat duidelijk, dan snapt men waarom ze op welke knop moeten duwen.

 

Hoe je dat allemaal voor elkaar kunt krijgen? Social Learning helpt daarbij. Alvaro heeft daar vijf ideeën voor:

 

-          We construct meaning through dialogue – en daar is geen techniek voor!

-          Curiosity is a powerful motivator – geen content leveren, maar vragen stellen.

-          The right to be wrong – blijven leren, ook van fouten.

-          Space for reflection and sense-making – tijd en ruimte geven om te laten landen.

-          Make it tangible – rekbaar en ontvangersgericht.

 

Maar vooral: durf en leer los te laten!

 

Het was wederom een inspirerende dag met onze opdrachtgevers! Veel tips uitgewisseld over hoe een intranet nou het beste werkt, gespard over de inzet van ambassadeurs en nagedacht over je organisatie écht startklaar te maken voor een intranet. We kijken nu al uit naar de volgende!

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan