Een nieuw intranet valt of staat met de adoptie op de werkvloer. Het platform kan er technisch prachtig uitzien en vol handige functionaliteiten zitten, maar als medewerkers de weg niet weten te vinden, mist het z’n doel. Een geslaagde lancering is dan ook niet het eindpunt van een intranetproject, maar pas het begin. Om van je intranet een succes te maken, moet de content naadloos aansluiten op de dagelijkse praktijk. Medewerkers moeten voelen dat het platform hen helpt in hun werk. En dat bereik je door ze vanaf dag één te betrekken.
Bouwen mét medewerkers, niet alleen vóór hen
Collega’s zitten zelden te wachten op ‘nóg een nieuw platform’ als dat voelt als een verplichting vanuit het management. Zodra verandering wordt opgelegd, ontstaat er snel weerstand. De sleutel tot een hoge betrokkenheid zit in het begrijpen van de werkelijke behoeften.
Een medewerker heeft bijvoorbeeld geen behoefte aan een 'geavanceerde zoekfunctie', maar wil gewoon binnen drie seconden de juiste declaratieprocedure vinden. En een leidinggevende zit niet te wachten op een extra communicatiekanaal, maar zoekt een heldere plek waar belangrijke teamupdates overzichtelijk bij elkaarstaan. Door niet te denken vanuit het systeem, maar vanuit de eindgebruiker, bouw je aan een platform dat echt waarde toevoegt aan de werkdag.
Kijk mee in de praktijk
Maar hoe ontdek je wat collega's nu écht nodig hebben? Enquêtes en vragenlijsten vertellen zelden het hele verhaal. Iemand kan op papier invullen dat het huidige intranet ‘prima’ werkt, om vervolgens in de praktijk voor elke simpele HR-vraag een collega te bellen.
De meest waardevolle inzichten haal je op door letterlijk mee te kijken op de werkvloer. Schaduw collega's uit verschillende lagen en functies van de organisatie. Waar lopen ze dagelijks tegenaan? Welke omwegen gebruiken ze om documenten te vinden? Welke vragen stellen ze steeds opnieuw aan elkaar? Juist het oplossen van die kleine, alledaagse frustraties zorgt voor directe waardering en enthousiasme voor het nieuwe platform.
Stel een intranetteam samen
Een intranet ontwikkel je niet vanuit één afdeling. Wat voor Communicatie of IT een logische indeling lijkt, kan voor een medewerker in de buitendienst helemaal niet werken. Stel daarom vanaf het begin een representatieve groep medewerkers samen uit de gehele organisatie.
Dit intranetteam helpt om ideeën direct te toetsen aan de praktijk, nieuwe functies uit te proberen en te schrappen wat niet werkt. Bovendien worden deze teamleden de belangrijkste ambassadeurs op hun eigen afdeling. Zij weten wat er speelt, kunnen vragen van directe collega's beantwoorden en nemen hen enthousiast mee in de verandering. Zo ontstaat het draagvlak niet pas bij de feestelijke lancering, maar groeit het geleidelijk gedurende het hele proces.
Maak feedback concreet
Medewerkers betrekken heeft alleen waarde als er ook daadwerkelijk iets met hun input gebeurt. Laat daarom openlijk zien wat je met de ontvangen feedback doet. Welke ideeën neem je over? Wat pas je direct aan? En waarom kies je er soms voor om een bepaald verzoek niet uit te voeren?
Door hier open over te communiceren, maak je het proces transparant. Medewerkers voelen dat hun bijdrage er echt toe doet en dat bouwt vertrouwen op voor het verdere verloop van het traject.
Bij Iris Intranet is gebruikersparticipatie daarom een vast onderdeel van het intranettraject. Collega’s worden op strategische momenten betrokken om behoeften op te halen, keuzes te toetsen en de uiteindelijke inrichting te testen. Niet om iedereen over elke kleine beslissing mee te laten praten, maar om op de juiste momenten de waardevolle kennis en praktijkervaring van gebruikers te benutten.
Want een intranet dat wérkt, bouw je samen.
Meer weten?
Wil je meer weten over Iris Intranet? Neem contact met ons op en ontdek wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen.
