Twee intranetten voor medewerkers en vrijwilligers: de aanpak van Alzheimer Nederland

Een intranet voor medewerkers en vrijwilligers in één omgeving onderbrengen klinkt logisch. Eén platform is overzichtelijk, efficiënt en goedkoper in beheer. Toch koos Alzheimer Nederland vijf jaar geleden bewust voor een andere aanpak: twee afzonderlijke digitale platformen, ieder volledig afgestemd op de behoeften van een specifieke doelgroep binnen de organisatie.

Het Gele Huis voor medewerkers en het Vrijwilligersplein voor vrijwilligers. Samen ondersteunen ze inmiddels ruim 140 medewerkers en bijna 4.000 vrijwilligers door heel Nederland.

Communicatieadviseurs Alisa Mura en Lily Meulblok vertellen over de totstandkoming van de platformen, de keuzes die daaraan ten grondslag lagen en de ontwikkeling die ze de afgelopen jaren hebben doorgemaakt.

Voordat Alzheimer Nederland een intranet had, verliep veel communicatie voor medewerkers via e-mail en een Facebookgroep. Dat werkte tot op zekere hoogte, maar had duidelijke beperkingen. “Informatie was lastig terug te vinden, kennis raakte versnipperd en niet iedereen kreeg dezelfde ondersteuning,” vertelt Alisa Mura. Daarom werd Het Gele Huis ontwikkeld als startpunt van de dag voor medewerkers.

Na de livegang van Het Gele Huis bleek dat ook vrijwilligers behoefte hadden aan een centrale plek voor informatie die relevant is voor hun rol. “Veel communicatie verliep nog via e-mails en de openbare website,” vertelt Lily Meulblok.

Voor organisaties met verschillende doelgroepen zijn er meerdere manieren om informatie en communicatie in te richten. Zo kun je kiezen voor één gezamenlijk platform, voor aparte platformen per doelgroep of voor een uitbreiding zoals Iris Extra. Daarmee kunnen externe gebruikers veilig toegang krijgen tot relevante informatie en functionaliteiten binnen de bestaande intranetomgeving. Via verschillende gebruikerstypes kunnen bovendien rechten en toegangsniveaus per doelgroep worden ingericht.

Voor Alzheimer Nederland bleek het samenbrengen van medewerkers en vrijwilligers in Het Gele Huis niet de beste oplossing. Vrijwilligers hebben andere rollen en verantwoordelijkheden dan medewerkers en hebben toegang nodig tot compleet andere informatie. “Daarom wil je hen ook andere content aanbieden. Eén platform zou daardoor een complexe rollen- en rechtenstructuur vereisen. ” zegt Lily. 

Daarom koos Alzheimer Nederland ervoor om vrijwilligers een eigen platform te geven: het Vrijwilligersplein. Zo kunnen Het Gele Huis en het Vrijwilligersplein ieder gericht worden beheerd en sluiten ze aan bij de dagelijkse praktijk van hun eigen doelgroep.

De livegang van Het Gele Huis viel midden in de coronaperiode. Dat maakte de introductie van het nieuwe intranet extra bijzonder. “De digitale omslag ging heel snel, maar het gebruik van het platform kwam niet vanzelf,” vertelt Alisa. “In het begin moesten we collega’s echt uitnodigen om iets te plaatsen of op elkaar te reageren.”

Juist in die eerste periode is veel aandacht besteed aan adoptie. “We hebben het gebruik actief gestimuleerd en dat heeft uiteindelijk het verschil gemaakt. Inmiddels is Het Gele Huis voor veel collega’s het vaste startpunt van de werkdag.”

Na de livegang is Alzheimer Nederland Het Gele Huis blijven doorontwikkelen. “We hebben eerst gekeken naar zoekgedrag en gebruiksdata,” zegt Alisa. “We wilden begrijpen wat medewerkers echt nodig hebben en waar ze dagelijks naar zoeken.” Die inzichten vormden de basis voor de inrichting van de homepage. Veelgebruikte onderdelen, zoals HR, de IT-servicedesk en interne applicaties, kregen een prominente plek als toptaak. 

Naarmate het gebruik van Het Gele Huis toenam, groeide ook de hoeveelheid informatie. “Op een gegeven moment merkten we dat belangrijke berichten soms ondergesneeuwd raakten op de tijdlijn,” vertelt Alisa. Daarom is de structuur van het platform verder aangescherpt. Er kwamen aparte groepen voor HR, vacatures, bestuursblogs en andere organisatiebrede thema’s. “Zo blijft belangrijke informatie beter zichtbaar en houden we het platform overzichtelijk voor alle medewerkers.”

Waar Het Gele Huis de digitale werkplek is voor medewerkers, is het Vrijwilligersplein de plek waar vrijwilligers snel antwoord vinden op praktische vragen en met elkaar in contact komen. Bij de livegang is het platform daarom ingericht met een duidelijke focus op gebruiksgemak en relevante informatie. “Vrijwilligers moeten snel kunnen vinden wat voor hen belangrijk is,” vertelt Lily.

Vrijwilligers worden gekoppeld aan functies en activiteit op basis van taxonomieën. Daardoor krijgt iedere vrijwilliger een profiel dat aansluit bij zijn of haar rol. “Zo ziet een vrijwilliger van het Alzheimer Café andere informatie dan een bestuurslid. Dat houdt het platform overzichtelijk en relevant.”

Na de livegang bleef Alzheimer Nederland het platform verder ontwikkelen. “We zagen via Matomo welke onderwerpen veel werden gezocht en waar mensen vastliepen,” vertelt Lily. Op basis van die inzichten is de zoekfunctie stap voor stap verbeterd. Veel gezochte onderwerpen kregen uitgelichte zoekresultaten en vrijwilligers kunnen aangeven wanneer zij iets niet kunnen vinden.

Ook de adoptie kreeg veel aandacht. Medewerkers verwijzen nieuwe vrijwilligers actief naar het Vrijwilligersplein en op de tijdlijn worden ervaringen, foto’s en lokale initiatieven gedeeld. Lily organiseert daarnaast twee keer per week een digitale rondleiding. “Zo leren mensen het platform kennen en weten ze ons daarna veel sneller te vinden.”

Het Gele Huis en Vrijwilligersplein blijven zich ontwikkelen. “We lezen de release notes en bepalen wat past bij Het Gele Huis en wat juist relevant is voor Vrijwilligersplein,” vertelt Alisa. De keuzes voor doorontwikkeling zijn dus niet altijd hetzelfde. 

Ook achter de schermen wordt continu gewerkt aan kwaliteit en gebruiksgemak. “We gebruiken de Content Coach actief om het platform actueel te houden,” zegt Alisa. Op dit moment ligt de focus onder meer op een betere onboarding, met introductievideo’s voor nieuwe medewerkers en vrijwilligers. Zo blijven beide platformen aansluiten bij wat gebruikers nodig hebben.

Benieuwd wat Iris Intranet kan betekenen binnen jouw organisatie? Neem contact op met Daan, hij denkt graag met je mee!