Van losse locaties naar één organisatiegevoel: het verhaal van 2Samen

Bij Kinderopvang 2Samen staat de ontwikkeling van kinderen altijd voorop. Maar ook de medewerkers verdienen een omgeving waarin ze efficiënt en overzichtelijk kunnen werken. Al jaren had de organisatie een intranet, maar met de overstap naar Microsoft 365 ontstond een nieuwe uitdaging: het intranet moest meebewegen met de digitale ambitie én het dagelijkse werk van bijna 1000 collega's op het hoofdkantoor en op 80 locaties ondersteunen.


Sammie, het sociale intranet van 2Samen, bood al een vertrouwde basis. Toch zag de organisatie kansen om het nog beter te maken: overzichtelijker, sterker geïntegreerd met Microsoft 365 en makkelijker te gebruiken op de werkvloer. Het resultaat? Een intranet dat niet alleen informatie deelt, maar collega’s verbindt, werkprocessen ondersteunt en ervoor zorgt dat iedereen altijd precies weet waar hij of zij aan toe is.

De grootste maatschappelijke kinderopvangorganisatie in de regio Den Haag en Westland en dat merk je. Bij 2Samen gaat het niet alleen om opvang, maar vooral om ontwikkeling. “Wij geloven erin dat opvang een ontwikkelinstrument is. Het samenspelen, ontdekken en van elkaar leren is ontzettend waardevol voor de ontwikkeling van kinderen,” vertelt Maite le Loux, Senior adviseur Marketing en Communicatie bij 2Samen.


Om ervoor te zorgen dat Pedagogisch professionals hun aandacht volledig bij de kinderen kunnen houden, is het belangrijk dat informatievoorziening goed geregeld is. Daarom staat bij 2Samen één ding centraal: iedere medewerker heeft altijd en overal toegang tot dezelfde, actuele informatie op het moment dat het hen uitkomt.

Verbinding creëren binnen 80 locaties met bijna 1000 medewerkers is geen eenvoudige opgave. Toen Maite acht jaar geleden begon bij 2Samen, bestond er nog geen centrale plek voor informatie en contact. Contactgegevens zaten bij HR en een medewerkerslijst was er niet. “Van de 850 collega’s kende ik er misschien 50. Iedereen werkte op zijn eigen eilandje.”


Bovendien ligt de volledige aandacht van Pedagogisch professionals bij de kinderen. Van ouders en kinderen ontvangen, begeleiden bij ontwikkeling en activiteiten tot het maken van overdrachten, verslagen en dagberichtjes naar ouders. Tussendoor “even het intranet checken” is er simpelweg niet bij. Dat maakte interne communicatie extra uitdagend. “Nieuws werd vaak via Unitmanagers gedeeld, waardoor het afhankelijk was van hoe en wanneer het werd doorgegeven,” vertelt Maite. Dit leidde soms tot frustratie: medewerkers voelden dat ze dingen misten, of juist te veel informatie tegelijk kregen.

Iris was niet het eerste intranet waar 2Samen mee in zee ging. In 2019 koos de organisatie al voor een platform dat een centrale plek bood voor nieuws en informatie, een enorme vooruitgang, vooral tijdens de coronaperiode. En Sammie is niet zomaar een naam, het is de persoonlijkheid van het intranet geworden. “We hielden een naam wedstrijd en uit zo’n 200 inzendingen was Sammie met stip de winnaar,” vertelt Maite le Loux.


Toch veranderden de behoeften van de organisatie. Het oude platform werkte, maar alles kwam terecht in één grote tijdlijn. Vooral op je mobiel leidde dat tot frustratie: belangrijk nieuws zakte snel weg tussen berichten over knutselactiviteiten of sneeuwpoppen. Waardevol om te delen, maar niet altijd wat medewerkers als eerste moesten zien.


De echte omslag kwam met de overstap naar Microsoft 365. “We gingen volledig over op Microsoft. Omdat samenwerkingspartner Dak kindercentra al met Iris Intranet werkte, was het platform geen onbekende. Na een een aantal gesprekken werd duidelijk dat Iris goed aansloot op onze nieuwe digitale koers.

De overstap naar Iris Intranet viel samen met de overgang naar Microsoft 365, en 2Samen wilde het zo makkelijk mogelijk maken voor iedereen. “We zeiden: Sammie krijgt een nieuw jasje, maar je logt nog steeds op dezelfde manier in. Alles blijft herkenbaar, alleen dan een beetje opgefrist,” vertelt Maite.


Om het voor iedereen eenvoudig te maken, werden 80 ambassadeurs verspreid over alle locaties ingezet. Zij kregen een uitgebreide training in de nieuwe Microsoft-omgeving, inclusief Sammie, en ze hielpen collega’s bij inloggen, two-factor authentication en het installeren van Sammie op de telefoon. Zo konden medewerkers zich volledig richten op hun werk met de kinderen, zonder dat de techniek in de weg stond.

Het nieuwe intranet kreeg een frisse en vooral slimme start. Waar het oude systeem nog vol stond met verouderde documenten en oude contactlijsten, is Sammie nu overzichtelijk ingericht, netjes georganiseerd en helemaal up-to-date. Medewerkers weten precies waar ze de juiste informatie kunnen vinden.


Dankzij de koppeling met Teams is het bovendien makkelijker dan ooit om documenten direct te openen en te delen. Maite legt uit: “Alle documenten staan op Teams, en via het intranet verwijzen we er direct naartoe.” Zo wordt de samenwerking met Microsoft optimaal benut en blijft alles actueel.

Bij 2Samen draait het intranet om overzicht en verbinding. Daarom is de Wie Wat Waar-module toegevoegd: zo zien medewerkers in één oogopslag wie er op welke locatie werkt. “Het is vooral handig als je bij een andere locatie invalt,” vertelt Maite. “Dan zie je meteen welke collega’s er zijn en of je iemand al kent.”


Daarnaast staat de onboardingmodule klaar, die binnenkort gevuld wordt. Het doel is dat nieuwe collega’s Sammie vanaf het begin leren kennen als startpunt van hun werkdag. Zo raken ze vertrouwd met de organisatie en weten ze waar ze informatie kunnen vinden.


Om Sammie overzichtelijk te houden, is de persoonlijke tijdlijn uitgeschakeld en is er een speciale prikbordgroep voor informatie en updates gemaakt. Dit voorkomt dat medewerkers worden afgeleid door te veel persoonlijke berichten. Het actuele organisatiebrede nieuws blijft altijd zichtbaar. En je kunt zelf kiezen om alleen nieuws te volgen, of de volledige tijdlijn te bekijken. Op mobiel werkt dit net zo makkelijk. Zo blijven belangrijke berichten bij 2Samen altijd goed zichtbaar, relevant en toegankelijk voor iedereen.

En het mooie is, het is nooit af. Door te blijven luisteren naar medewerkers, updates door te voeren en nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen, groeit Sammie mee in zijn jasje met de organisatie.

Benieuwd hoe Iris Intranet jouw organisatie kan verbinden en werkprocessen kan ondersteunen? Neem dan contact op met Daan, hij denkt graag met je mee!