Stel je een plek voor waar alles draait om vooruitgang. Waar iedere stap, hoe klein ook, telt. Waar artsen, therapeuten en specialisten dagelijks samenwerken om mensen opnieuw grip op hun leven te geven. Welkom bij Revalidatiecentrum Roessingh in Enschede.
Maar achter al die zorg en toewijding schuilt een belangrijke vraag: hoe zorg je dat al die experts soepel samenwerken, altijd toegang hebben tot de juiste informatie en elkaar makkelijk weten te vinden?
Voor Roessingh begon het antwoord als een technische noodzaak, maar het groeide uit tot iets veel groters. Een sociaal intranet dat niet alleen werkprocessen ondersteunt, maar ook collega’s dichter bij elkaar brengt. Marijn Dikken, communicatieadviseur bij Roessingh neemt ons mee op de route die Roessingh heeft afgelegd om samen met Iris Intranet een platform te creëren waar informatie, samenwerking én verbinding samenkomen.
Over Revalidatiecentrum Roessingh
Bij Revalidatiecentrum Roessingh draait alles om mensen helpen weer de regie over hun leven terug te krijgen. Hier komen patiënten terecht na een beroerte, amputatie of dwarslaesie, maar ook mensen die dagelijks leven met chronische pijn. Zowel kinderen als volwassenen krijgen een breed scala aan therapieën, begeleid door een warm en toegewijd team van artsen, fysiotherapeuten, ergotherapeuten en andere specialisten.
De hoofdlocatie in Enschede is het kloppende hart van het centrum, met drie opnameafdelingen en de kliniek. Daarnaast zijn artsen ook actief in ziekenhuizen in Hengelo, Almelo, Winterswijk en Hardenberg.
Met verschillende disciplines, locaties en specialismen weet Roessingh als geen ander dat goede interne communicatie geen luxe is, maar een absolute voorwaarde om het werk soepel te laten verlopen. En daar kan een sociaal intranet als Iris Intranet echt een verschil maken.
Waarom een nieuw intranet?
Het oude intranet van Roessingh draaide op SharePoint en had beperkte mogelijkheden. Maar de echte wake-upcall kwam vanuit ICT: “Dit intranet wordt niet meer ondersteund. Als er een grote storing optreedt, kunnen we het systeem mogelijk niet meer herstellen en bestaat het risico dat informatie verloren gaat.” Dat was het moment waarop duidelijk werd dat er een nieuw, stabiel en toekomstbestendig platform moest komen.
Toch bleek al snel dat het niet alleen om techniek ging. Het oude intranet voelde vooral eenzijdig, een zenderig kanaal waar collega’s vooral informatie ontvingen, maar nauwelijks met elkaar in contact kwamen. “We dachten eerst dat we zo’n sociaal platform niet nodig hadden,” legt Marijn uit. “Maar al snel merkten we dat we iets misten.”
Met Iris Intranet vond Roessingh precies wat ze zochten: een veilig en overzichtelijk platform dat informatie vindbaar maakt en samenwerking stimuleert.
De weg naar de livegang
Het nieuwe intranet kreeg de toepasselijke naam Ons Centrum. In de voorbereiding keek Marijn samen met een collega eerst naar de ervaringen met het oude intranet. Welke functies werkten goed en welke pagina’s waren echt belangrijk voor collega’s? Op basis daarvan maakten ze keuzes voor de inrichting van het nieuwe platform.
De implementatie bleek uiteindelijk een stuk eenvoudiger dan verwacht. “We hadden gedacht dat het een enorme klus zou worden, maar het viel hartstikke mee en het was nog leuk ook om ermee bezig te zijn,” vertelt Marijn. Ook de trainingen om Iris onder de knie te krijgen verliepen soepel. “Het nieuwe intranet is intuïtief en gebruiksvriendelijk – een verademing vergeleken met het oude systeem.”
Om collega’s goed voor te bereiden op de overstap, plaatste Roessingh vooraf berichten op het oude intranet. Daarnaast verscheen er een klein intranetkrantje met voorbeelden, interviews en handige tips over het nieuwe platform.
Bij de livegang werd het nieuwe intranet feestelijk geïntroduceerd. Collega’s kregen een klein attentiepakketje met pepermuntjes in een doosje, met daarop een foto van het nieuwe intranet. “Na de livegang vroegen we via een poll wat collega’s ervan vonden,” vertelt Marijn Dikken, communicatieadviseur bij Roessingh. “Sommige dingen waren nog niet helemaal duidelijk, maar dat konden we meteen aanpassen. Die flexibiliteit zorgt ervoor dat het intranet steeds beter wordt én echt leeft binnen de organisatie.”
Adoptie en betrokkenheid vergroten
Het nieuwe intranet van Roessingh wordt inmiddels door veel collega’s dagelijks gebruikt. Toch is het voor sommige medewerkers nog niet vanzelfsprekend om er regelmatig een kijkje te nemen. In een organisatie waar iedereen het druk heeft, schiet een snelle check er soms bij in. “We willen dat iedereen, hoe weinig tijd ze ook hebben, even kijkt,” vertelt Marijn Dikken, communicatieadviseur bij Roessingh. “Hier komt alle belangrijke informatie samen.”
Tegelijkertijd groeit het intranet steeds meer uit tot een plek waar collega’s zelf bijdragen. Waar berichten vroeger vooral via het communicatieteam liepen, plaatsen medewerkers nu ook zelf updates, ideeën en oproepen. Zo verschijnen er spontaan berichten op de tijdlijn of op de interne Marktplaats. Het gaat vaak om praktische of leuke bijdragen die de samenwerking en verbondenheid versterken. Ook maken steeds meer afdelingen hun eigen groepen aan: soms speels om te ontdekken wat er mogelijk is, soms gericht op specifieke onderwerpen of projecten
Om dit gebruik verder te stimuleren, ondersteunt het communicatieteam collega’s actief. Dat doen ze bijvoorbeeld met minicampagnes en de zogeheten Highlights, waarin tips worden gedeeld over het gebruik van het platform, zoals het aanmaken van groepen of het plaatsen van berichten.
Stap voor stap groeit het intranet zo uit tot een levendige, centrale werkplek. Nieuws wordt sneller gedeeld, collega’s vinden elkaar makkelijker en medewerkers merken dat ze niet alles zelf hoeven op te zoeken: veel informatie verschijnt automatisch op de tijdlijn, waar iedereen het kan zien en erop kan reageren.
Meer weten?
Wil je weten hoe Iris Intranet ook jouw collega’s kan verbinden en het werk makkelijker kan maken? Neem contact op met Daan Strijbosch via sales@triptic.nl. Hij denkt graag met je mee!
