Ruim 1 jaar geleden ging de gemeente Gouda werken met James: hun Iris Intranet. Waarom was er behoefte aan een sociaal intranet, hoe hebben ze het intranetproject aangepakt en wat zijn hun toekomstplannen? Kevin van Zandwijk, redacteur en communicatieadviseur bij gemeente Gouda, deelt zijn ervaringen en geeft antwoord op alle vragen.
Van redacteur naar community manager
Kevin vormt samen met twee collega’s de redactie van gemeente Gouda. Zij adviseren over de inzet van online media en creëren/redigeren content voor o.a. social media, gouda.nl, het huis-aan-huisblad, de gemeentegids, narrowcasting en natuurlijk Iris intranet.
“Sinds we een sociaal intranet hebben, merk je dat je rol steeds meer verandert in een community manager. Dat begon eigenlijk al met de communicatie tijdens het project. Iris is natuurlijk heel gebruiksvriendelijk maar mensen daadwerkelijk mee krijgen, is een hele uitdaging. We hebben daarom veel tijd en energie gestoken in de promotie eromheen. Door de gebruikers vanaf de eerste dag te betrekken bij deze verandering, en ze hierin mee te nemen, zijn ze het intranet ook écht gaan gebruiken.” – Kevin van Zandwijk
Wij doen het samen!
Een marktverkenning was de eerste stap naar een nieuw en sociaal intranet. Daarna zijn er diverse partijen uitgenodigd. Vele organisatie maken dan een eisen- en wensenlijstje maar bij gemeente Gouda dachten ze daar anders over.
“Wij vonden het belangrijk dat we konden laten zien wat we precies wilden en wat voor beeld we daarbij hadden. We hebben ons idee daarom uitgewerkt in een aantal schetsen en hiermee zijn we met leveranciers in gesprek gegaan. Al snel merkte we dat de adviseurs van Iris goede invulling konden geven aan onze eisen en wensen. We zijn dan ook samen aan de slag gegaan om onze specifieke wensen verder door te voeren in ons intranet. Die samenwerking ervaar ik nog steeds als heel prettig. Je merkt dan ook dat je niet te maken hebt met een standaard leverancier – klant relatie, maar dat ze echt meedenken om samen tot een mooi resultaat te komen.” – Kevin van Zandwijk
James
Oké, een intranetleverancier was gekozen, nu de naam nog. Daarvoor heeft gemeente Gouda een verkiezing gehouden. Ze hadden verschillende namen ontvangen maar uiteindelijk heeft het intranet de naam James gekregen. Waarom James?
“Simpel, ons kantoorgebouw ‘Huis van de Stad’ is gevestigd aan het Burgemeester Jamesplein. Daarnaast deed de naam James ons een beetje denken aan een butler: als in James regelt ’t wel ff voor je! Ook wilden we heel graag een persoonsnaam, omdat we daar een leuke campagne bij bedacht hadden.” – Kevin van Zandwijk
Inrichting
Tijdens de Iris training wordt er gekeken welke content er overgezet moet worden en waar deze content moet komen. Kevin heeft samen met zijn collega’s ook een soortgelijke sessie georganiseerd om zo met een fris en nieuw intranet te beginnen.
“Tijdens deze sessie hebben we onszelf vooral de vraag gesteld: ‘wat mag er écht niet ontbreken?’. We wilden zeker niet alle content overzetten naar James. Met behulp van een post-it-sessie hebben we daar keuzes is gemaakt. Al snel kwamen we tot het idee om de informatie in twee thema’s te delen: dingen die je aanvraagt en een stukje met info om te lezen. Daarom hebben wij gekozen voor twee digiboekjes: ‘Regel-het-zelf’, hier reserveer je een fiets, Ov-kaart of een vergaderzaal en de ‘Kennisbank’ hier staat meer informatie over regelingen, CAO en al dat soort info. Dit werkt nog steeds heel fijn, omdat beide digiboekjes op deze manier overzichtelijk blijven.” – Kevin van Zandwijk
Zo’n chocolaatje toch niet liggen?
Gedurende de uitrol van het intranet hebben ze op allerlei manier gezorgd dat de verschillende lagen in de organisatie betrokken raakten bij James. Medewerkers, leidinggevenden, de directie, iedereen werd actief benaderd.
“We zijn gestart met een kick-off. Iedereen was hiervoor uitgenodigd. Ik heb samen met mijn collega’s een interactieve presentatie/demo gegeven. Zo kan je bijvoorbeeld een dienstfiets regelen via James: tijdens de demo hebben we laten zien hoe dit werkt en nog geen seconde later kwam een collega op een fiets de raadszaal binnen gereden. Vanaf dit moment was het intranet ook al toegankelijk voor iedereen en konden collega’s vast even rond snuffelen. De kerst/eindejaars borrel was het officiële startpunt. We hebben hiervoor Tony Chocolony repen laten maken met een speciale James wikkel en aan iedereen uitgedeeld. Dat was een groot succes!”- Kevin van Zandwijk
