Een centraal platform voor wereldwijde samenwerking

1 organisatie, 9 kantoren, 6 landen, 1 intranet. Alphatron Marine laat zien dat grenzen geen beperking hoeven te zijn. Het intranet Marina werd niet alleen in Nederland uitgerold, maar ook in Spanje, Singapore, de Verenigde Staten, Maleisië Duitsland en Frankrijk. Zo creëert het bedrijf een gevoel van verbondenheid, ongeacht de fysieke afstand, en bereikt belangrijk nieuws moeiteloos alle medewerkers.

Jiska Meijboom: “Door het gebruik van onder andere global groepen, labels, key-users en highlightberichten weten we zeker dat belangrijke informatie iedereen effectief bereikt via het intranet.”

Jiska Meijboom, Improvement, ERP & Operations Officer bij Alphatron Marine, speelde een sleutelrol in dit traject. Met 12,5 jaar ervaring binnen de organisatie kent ze de processen door en door. “Ik houd me vooral bezig met hoe we alles slimmer en beter kunnen organiseren,” vertelt ze. “Het intranet is daar een perfect voorbeeld van.”

Elke dag varen duizenden schepen over de wereldzeeën. Aan boord vertrouwen schippers en piloten op systemen die precies doen wat ze moeten doen. Maar wie zorgt ervoor dat die techniek altijd blijft draaien? Dat is Alphatron Marine: de stille kracht achter de schermen die schepen soepel vooruit helpt. “Onze engineers zorgen dat schepen veilig kunnen blijven varen. Of het nu gaat om installatie, onderhoud of storingen, wij zorgen dat systemen doen wat ze moeten doen,” vertelt Jiska Meijboom, Improvement, ERP & Operations Officer bij Alphatron Marine.

Vanuit het hoofdkantoor in Rotterdam en kenniscentra in Tokyo, Singapore en Houston ondersteunt Alphatron Marine scheepswerven en operators over de hele wereld. Het team werkt aan slimme oplossingen die niet alleen voldoen aan de nieuwste maritieme standaarden, maar ook alvast inspelen op wat de sector morgen nodig heeft.

Goede samenwerking begint met goede communicatie, zeker als je wereldwijd opereert. Bij Alphatron Marine groeide het besef dat dit slimmer en makkelijker kon. Hoe zorg je ervoor dat iedereen snel de juiste informatie heeft én zich betrokken voelt? Het oude platform schoot daarin tekort: weinig overzicht en nauwelijks ruimte voor onderling contact.

“We wilden één centrale plek waar iedereen makkelijk informatie kan delen, of je nu in Nederland zit of op een van onze internationale locaties,” vertelt Jiska. Daarom kozen ze bewust voor een intranet met een sociaal karakter.

Een nieuw intranet opzetten is één ding, maar zorgen dat iedereen het écht gaat gebruiken, is een ander verhaal. Bij Alphatron Marine pakten ze het slim aan: rustig stap voor stap iedereen meenemen in het proces.

Het intranet kreeg de naam Marina en ging in de zomer van 2023 live in Nederland, en sinds september 2025 zijn ook de internationale kantoren aangesloten. “We hebben de key-users van ieder kantoor eerst laten zien hoe het intranet eruit zou zien en gevraagd welke wensen ze hadden,” vertelt Jiska Meijboom. Daarna gingen de eerste berichten online, te beginnen bij het Nederlandse hoofdkantoor.

Toen de buitenlandse kantoren aansloten, gebeurde de communicatie vooral via het intranet zelf. “Welkom Spanje, welkom Singapore verscheen er dan op het nieuwe platform,” zegt Jiska. “Op deze manier gaven we de andere locaties via het intranet handvatten.”

Toen Alphatron Marine begon met het uitrollen van het intranet naar de internationale kantoren, werd meteen duidelijk: een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk dashboard is noodzakelijk. Daarom werd eerst het nieuwe dashboard geïntroduceerd, met handige highlights en tegels, zodat belangrijke informatie direct in beeld staat.

Ook de digiboekjes zijn slim ingericht. Het HR-plein is lokaal: elk kantoor ziet alleen de informatie die voor hen relevant is. Zo krijgt een medewerker in Nederland alleen nieuws en documenten voor het Nederlandse kantoor, terwijl het team in Singapore hun eigen HR-informatie ziet. Het kennisplein daarentegen is wereldwijd: hier hebben alle kantoren toegang tot artikelen en updates die voor iedereen interessant zijn.

Het intranet is zo ingericht dat iedereen altijd de juiste informatie ziet. Voor berichten die voor alle kantoren gelden, zijn er uitgelichte nieuwsberichten. “We hebben groepen gemaakt waar iedereen automatisch lid van is en waar je niet uit kunt stappen,” legt een medewerker uit. “Berichten die wereldwijd relevant zijn, krijgen het label ‘Global’, terwijl lokale berichten bijvoorbeeld ‘Nederland’ meekrijgen. Zo zie je meteen voor wie de info bedoeld is.”

Daarnaast maakt Alphatron Marine gebruik van slimme filters en taxonomieën. Medewerkers kunnen eenvoudig selecteren op land of locatie, zodat ze altijd de juiste informatie vinden. Zo combineert het intranet lokale relevantie met wereldwijde samenwerking, en blijft alles overzichtelijk en toegankelijk voor iedereen.

Elk kantoor heeft ook zijn eigen groep voor lokale updates. Medewerkers kunnen hier geen lid van worden of zichzelf verwijderen, zodat belangrijke informatie altijd iedereen bereikt. Dit geldt ook voor onderwerpen zoals compliance of export control, die wereldwijd gelden en voor alle kantoren verplicht zijn. De berichten worden gedeeld door aangewezen verantwoordelijken, zoals de compliance officer, zodat alles betrouwbaar en actueel blijft.

Het intranet van Alphatron Marine reist inmiddels de wereld rond: van Spanje en Frankrijk tot Singapore, Maleisië en Houston. Jiska ziet dat cultuurverschillen ook online zichtbaar zijn. “In Nederland post je snel iets als: ‘Vandaag aan boord bij dit schip’, met een foto erbij. In andere landen, zoals Spanje of Singapore, gaat het veel formeler en zakelijker. Daar draait het vooral om officiële updates in plaats van persoonlijke berichten.”

Langzaam maar zeker komt het intranet tot leven in de internationale kantoren. “Laatst zag ik dat het team in Singapore een uitje had gehad en foto’s werden gedeeld. Dat laat zien dat het intranet niet alleen een informatiekanaal is, maar ook collega’s wereldwijd met elkaar verbindt.” Ook al zijn de buitenlandse kantoren nog vrij nieuw online, het gebruik neemt snel toe. Het intranet helpt medewerkers overal ter wereld beter samen te werken én verbonden te blijven.

Om contact met alle kantoren goed te houden, zijn per locatie zogenaamde key-users aangesteld. “Niet elk kantoor is even groot - in Rotterdam werken 250 mensen, terwijl sommige buitenlandse kantoren maar 20 medewerkers hebben,” zegt de medewerker. “Dankzij de key-users zorgen we dat belangrijke info bij iedereen terechtkomt en dat ook kleinere kantoren actief betrokken blijven.” Het doel van Alphatron Marine is duidelijk, de internationale locaties steeds actiever laten worden op het intranet en zo de hele organisatie verbonden houden.

Benieuwd hoe Iris Intranet kan bijdragen aan structuur en verbinding binnen jouw organisatie? Neem contact op met Daan, hij denkt graag met je mee!