Er zijn verschillende complexe zorgorganisaties die elke dag gebruikmaken van Iris. Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum (OPZC) Rekem is zo’n organisatie. In het centrum gaat de zorg 24/7 door op verschillende locaties, wat het gebruik en beheer van het sociaal intranet extra uitdagend maakt. Anita Keijdener, stafmedewerker communicatie, was vanaf het begin betrokken bij de implementatie van het intranet en vertelt hoe ze omgaat met deze uitdagingen.
Wil je iets over jezelf vertellen?
'Zeker, mijn naam is Anita Keijdener en ik ben stafmedewerker communicatie bij het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem. Ik werk al 20 jaar als communicatieprofessional in de zorgsector, eerst in Nederland en nu in België. In die hoedanigheid houd ik me nu binnen de organisatie bezig met het intranet.' - Anita
Ik was benieuwd waarom het OPZC Rekem koos voor Iris Intranet.
‘Toen ik startte bij het OPZC Rekem was het project in voorbereiding, maar ik ben wel vanaf de aanbesteding betrokken geweest. We hebben het project Europees aanbesteed. We hebben verschillende organisaties uitgevraagd en diverse intranetten gezien. Uiteindelijk viel de keuze op Iris Intranet, en dat had vooral te maken het gebruiksgemak. Voor ons was het belangrijk dat het platform interactief en laagdrempelig was, en dat is Iris bij uitstek.’ – Anita
Begin 2020 ging het sociaal intranet live. Vrijwel direct daarna volgde de uitbraak van de coronapandemie. Ik vroeg Anita hoe ze de beginperiode heeft ervaren.
‘We hadden het platform pas net en we waren eigenlijk nog aan het wennen. We moesten het toen direct als crisiscommunicatiemiddel gebruiken. We kregen vanuit de federale en Vlaamse overheid nieuws, soms wel drie keer per dag. Dus het was een uitdaging om dat allemaal goed te communiceren naar de collega’s, binnen een intranetomgeving waar we zelf nog aan moesten wennen. Maar uiteindelijk is dat wel heel belangrijk geweest voor het ontdekken van het intranet. Omdat we tijdens corona het intranet gebruikten als belangrijkste interne communicatiekanaal kan je ook wel zeggen dat het mensen écht naar het intranet toe heeft getrokken.’ – Anita
Bij zorgorganisaties met meerdere locaties en collega’s die op wisselende tijdstippen aan het werk zijn, is het een uitdaging om onderling goed verbonden te blijven. Goede interne communicatie is dan ook extra belangrijk, maar ook extra ingewikkeld. Ik was benieuwd welke uitdagingen Anita tegenkomt.
’Ons intranet heeft als belangrijk doel om onze collega’s beter te informeren en te verbinden. We willen echt vooruitgang boeken in het verstrekken van informatie aan onze interne doelgroepen. Maar het is niet altijd makkelijk om alle collega’s te bereiken, vooral omdat we in een 24-uurs omgeving werken waar iedereen op verschillende momenten inlogt op het intranet. En als je roosters voor 24 uur moet vullen, kom je elkaar ook minder fysiek tegen. Dit is voor ons de uitdaging, omdat deze doelgroep hierdoor moeilijker te bereiken is.
Een andere uitdaging is dat ongeveer 80% van onze collega’s zorgverleners zijn en een groot deel daarvan heeft geen eigen computer. Ze zijn bezig met zorg verlenen en kunnen niet de hele dag achter de computer zitten. Toch willen we graag dat ze op de hoogte zijn. Goede informatieverstrekking doen die passend en tijdig aankomt. Dat is niet evident en soms lastig. Maar een interessante om mee aan de slag te gaan.' – Anita
Ik vroeg Anita wat ze doet om deze interne doelgroep tóch te bereiken.
‘Een van de dingen die we constant doen, is het ondersteunen en opleiden van collega’s. Wanneer nieuwe collega’s bij ons beginnen, hebben ze de mogelijkheid om langs te komen bij de dienst communicatie. Dan geven we ze een rondleiding door het intranet en leggen we uit hoe het werkt. Ik merk steeds vaker, zeker bij jonge collega’s, dat ik eigenlijk niets meer hoef uit te leggen. Daar werkt het intranet vanzelfsprekend voor.
Ook sporen we collega’s actief aan om zelf te publiceren op de tijdlijn van het intranet. Telkens als ik zie dat er iets speelt, vraag ik collega’s een foto te maken en die op het intranet te plaatsen. Als het niet lukt, is het natuurlijk mijn werk om ze te helpen, maar ik vind het belangrijk dat ze zelf de afzender zijn van hun project of nieuws. En ik merk ook dat collega’s dit steeds makkelijker doen.
De zorgverleners adviseren we om op twee vaste momenten tijdens de dienst op het intranet te kijken. Aan het begin en aan het einde van de werkdag, bijvoorbeeld. Zo missen ze niets, zijn ze goed geïnformeerd en weten ze wat er gebeurt in de organisatie. En dat is belangrijk om hun werk goed te doen.’ - Anita
Ik was benieuwd welke functionaliteiten van Iris Intranet het meest gebruikt worden.
‘We maken volop gebruik van het nieuws op ons intranet. Zoals ik al zei, het intranet is een belangrijk middel om onze collega’s goed te informeren en het aantal mails te verminderen. Daarom gebruiken we ook de groepen om informatie te delen die alleen relevant is voor een specifiek deel van de collega’s, om zo te voorkomen dat anderen onnodige berichten ontvangen.
Ook de pushmeldingen gebruiken we regelmatig. Als we een belangrijke mededeling hebben, bijvoorbeeld als het elektronisch patiëntendossier eruit ligt, communiceren we dat altijd via pushmeldingen. Deze verschijnen bovenaan het intranet zodat ze direct opvallen.
Er zijn natuurlijk uitdagingen waar we aan werken, maar we zijn blij met het intranet. We worden goed begeleid en kunnen ook bijeenkomsten bijwonen om andere opdrachtgevers te ontmoeten en vragen te stellen. De feedback van collega’s is ook positief, vooral over de gebruiksvriendelijkheid van het intranet.’ - Anita
Ook benieuwd wat Iris Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur