De adoptie van je sociaal intranet gebeurt niet vanzelf: het is belangrijk om de activiteiten op het platform constant aan te jagen, zeker in het begin. Maar hoe zorg je ervoor dat je organisatie het intranet écht omarmt als je maar weinig tijd hebt? Ik vroeg het aan Marjon Minten. Zij is de enige communicatieadviseur bij DeSeizoenen, een zorgorganisatie met ruim 1000 medewerkers. Marjon is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. Ze beheert het intranet in haar eentje, en krijgt daarbij hulp van drie collega’s die als ogen en oren fungeren en input leveren.
Hoe zorg je, met beperkte tijd, toch voor effectieve adoptie?
Wil je wat over jezelf en DeSeizoenen vertellen?
‘Zeker! Mijn naam is Marjon Minten en ik ben nu 7 jaar werkzaam als communicatieadviseur bij DeSeizoenen. Wij zijn een antroposofische zorgorganisatie voor mensen met een beperking. Onze locaties zijn woon- en werkgemeenschappen waar mensen in een soort dorpjes midden in de natuur wonen. Daar leren de bewoners een vak en levert iedereen op zijn eigen manier een bijdrage.' - Marjon
Ik was benieuwd waarom DeSeizoenen besloot een sociaal intranet te implementeren en hoe ze dit aanpakten.
’Voordat we ons intranet hadden communiceerden we via e-mail en nieuwsbrieven. We misten een centrale ontmoetingsplek vanuit waar we ons werk konden doen. We hebben zes locaties en we wilden meer verbinding creëren tussen de verschillende locaties zodat we meer van elkaar konden leren. Ook willen we meer het gevoel hebben dat we uitmaken van een groter geheel. Daarom hebben we besloten om een sociaal intranet te implementeren.
We hebben een projectgroep samengesteld van vijf collega’s van verschillende ondersteunende diensten om het traject te begeleiden. We hebben ook input gevraagd van collega’s uit de zorg. Omdat we dit naast onze normale werkzaamheden deden met een beperkte groep collega’s vroeg dit veel flexibiliteit van ons. Daardoor moesten we vanaf het begin keuzes maken over wat we wel en niet konden doen.’ - Marjon
Het intranet van DeSeizoenen, Trefpunt, ging in november 2022 live. Ik vroeg Marjon hoe de rol van de projectgroep er nu uit ziet en hoe ze omgaan met de doorontwikkeling van het platform.
’We komen maandelijks samen met de projectgroep om de voortgang en doorontwikkeling van het intranet te bespreken. Aangezien we weinig tijd hebben, moet we onze tijd efficiënt gebruiken en continu afwegen wat we wel en niet doen. Hierbij houden we altijd de behoeften van de eindgebruikers in ons achterhoofd. Aangezien het grootste deel van onze collega’s in de zorg werkt, zijn zij de belangrijkste doelgroep. Wat zij nodig hebben en waar zij behoefte aan hebben heeft de hoogte prioriteit.
We zijn ook pragmatisch en kijken of we iets snel kunnen ontwikkelen of dat het langer zou duren. Zo hebben we bijvoorbeeld de Marktplaatsmodule geïmplementeerd. Die hadden we eerst niet, maar er kwamen verschillende berichten op de tijdlijn voorbij die gingen over het aanbieden en vragen naar spullen. Dat was een heel duidelijk signaal: de behoefte was er. Toen hebben we prioriteit gegeven aan die module.
Kortom, we zorgen ervoor dat we onze tijd efficiënt indelen en dat we ons focussen op wat echt belangrijk is voor de eindgebruikers. Zo besteden we onze tijd ook effectief, want je weet dat collega’s er wat aan gaan hebben en het zullen gebruiken.’ - Marjon
Ik vroeg Marjon hoe haar werkzaamheden als intranetbeheerder eruit zien en hoe ze haar tijd verdeelt.
'Ik gebruik Trefpunt natuurlijk ook als gebruiker, maar ik besteed ongeveer vier uur per week aan het beheer van het platform en houd in de gaten wat er gebeurt. Als ik zie dat iemand een vraag stelt en er wordt niet gereageerd, dan tip ik de betreffende collega even. Daarnaast probeer ik mijn collega’s op verschillende locaties enthousiast te maken en moedig ik hen aan het platform te gebruiken. Natuurlijk kan ik niet overal zijn, maar via de statistieken houd ik ook op afstand in de gaten wat er speelt.
Als je beperkte tijd hebt, is het vooral belangrijk om flexibel te zijn. Ik ben geen communicatieadviseur die alles wil controleren en dat lukt ook niet in mijn eentje. Vertrouwen geven aan collega’s en dingen loslaten is cruciaal. We hebben vanaf het begin gezegd dat we niets verplichten en niets dichttimmeren. Elke gebruiker moet bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken. Ik vertrouw erop dat mijn collega’s begrijpen wat wel en niet kan. Als er toch iets mis gaat, ga ik het gesprek aan of geef ik een tip. Het is belangrijk om dit luchtig te houden en vertrouwen te blijven geven. Het intranet is geen doel op zich, maar een middel om effectief met elkaar te communiceren. Zet het middel dus zo goed mogelijk in en houd daarbij de behoeften van de eindgebruikers in gedachten.’ – Marjon.
Hoewel de tijd beperkt was, is Trefpunt een succes binnen de organisatie. Ik vroeg Marjon waar ze het meest trots op is.
‘Het is geweldig om te zien dat collega’s nu enthousiast zijn en verhalen delen op het intranet, ze hadden daarvoor nooit de mogelijkheid om hun dagelijkse ervaringen te delen. Het delen van foto’s en verhalen zorgt voor meer betrokkenheid en enthousiasme bij andere collega’s. Hoewel niet alle collega’s meteen meedoen, zien we dat dit organisch groeit en dit draagt bij aan het gevoel van saamhorigheid tussen de verschillende locaties. Het intranet is een middel om te communiceren en te verbinden en ik ben blij om te zien dat het goed werkt!’ - Marjon
Ook benieuwd naar Iris en wil je haar een keer zien? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo aan.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur