Ja, het is een open deur intrappen: het voorbije jaar is voor velen van ons moeilijk geweest, zowel op persoonlijk vlak als in onze werkomgeving. Maar er waren gelukkig ook positieve elementen. Zo zijn we met z’n allen in een recordtempo experten geworden in videobellen en in het online delen van documenten. De digitale werkplek heeft noodgedwongen een reuzensprong voorwaarts gemaakt en is nog moeilijk weg te denken uit onze werkdag.
Toch zie ik dat veel organisaties het moeilijk hebben om hun digitale werkplek naar een hoger niveau te tillen. Vaak zijn tools zoals Teams of Zoom goed ingeburgerd, en slagen medewerkers er ook wel in om online documenten te delen, maar het blijft voor hen moeilijk om de kwantumsprong te maken naar een meer geïntegreerde vorm van online samenwerken. De verschillende tools die samen de digitale werkplek uitmaken, waaronder het intranet, worden vaak niet optimaal benut.
In dit artikel wil ik graag even inzoomen (no pun intended, zeggen ze dan in het Engels) op een drietal domeinen waar het nog beter kan:
Online brainstormen
Eén manier omKennisbeheer verbeteren de kwaliteit van het online vergaderen te verbeteren en om groepsinteractie te stimuleren, is door gebruik te maken van online tools zoals een virtueel whiteboard. Mijn ervaring met tools zoals o.a. Google Jamboard is dat deze heel intuïtief zijn in het gebruik en dat ze een natuurlijke interactie tussen de deelnemers mogelijk maken. Uiteraard is dit vooral geschikt voor brainstorming sessies waar je met o.a. virtuele post-its aan de slag kan, maar ook voor meer traditionele vergaderingen kan een virtueel whiteboard een nuttige aanvulling zijn.
Verbondenheid creëren
Verbondenheid tussen collega’s behouden is ongetwijfeld een pijnpunt gebleken tijdens de corona-crisis. In veel organisaties was het niet evident om het menselijk contact tussen thuiswerkende collega’s in een digitaal equivalent om te zetten. Tijdens de lockdown-periodes vorig jaar heb ik wel een aantal leuke initiatieven gezien, gaande van virtual happy hours tot online yoga sessies, maar het bleef allemaal een beetje ad-hoc. Nu lijkt me het moment aangebroken voor organisaties om meer fundamenteel met dit thema aan de slag te gaan. Ik zie twee domeinen die extra aandacht verdienen:
Kennisbeheer verbeteren
Een derde en laatste domein waar veel organisaties kunnen verbeteren is kennisbeheer. Documenten en kennis over allerlei onderwerpen zit vaak verspreid in verschillende tools. Het succes van Microsoft 365 heeft helaas ook vaak geleid tot een proliferatie van sites, teams en groepen – elk met hun eigen mogelijkheden om kennis in allerlei vormen op te slaan. Voor de eindgebruiker wordt het moeilijk om door de bomen het bos nog te zien.
De oplossing hier zit hem vooral in een hernieuwde focus op kennismanagement: aandacht voor een efficiënte, centrale zoekfunctie; consistent gebruik van metadata en het uitwerken van een organisatie-brede taxonomie.
Wat is hierin de rol van het intranet?
In mijn visie is het intranet een essentieel onderdeel van een ruimere digitale werkplek. Het intranet hoeft niet noodzakelijk alle functionaliteit zelf aan te bieden, maar moet wel de centrale plek zijn waar medewerkers toegang krijgen tot een reeks toepassingen en informatiebronnen. In deze corona-tijden speelt het intranet meer dan ooit een cruciale rol om medewerkers productief en verbonden te houden.
En in de toekomst? Die zal ongetwijfeld hybride zijn: veel sceptici van het thuiswerken zijn ondertussen overtuigd van de pluspunten, zowel bij de medewerkers als aan de kant van het management. Ik verwacht dat we zullen evolueren naar een situatie waar kenniswerkers een deel van hun tijd van thuis uit zullen blijven werken, en een deel weer op kantoor. Thuis biedt het voordeel van concentratie en tijdswinst, op kantoor vind je de menselijke verbondenheid met je collega’s. Yin en yang dus!
In deze evolutie zullen goede digitale tools en een sterk intranet belangrijk zijn, naast duidelijke afspraken en HR-gerelateerde omkadering. Digitale manieren van samenwerken zullen hoe dan ook essentieel blijven, en ik ben ervan overtuigd dat ook het intranet een centrale rol zal blijven spelen.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur