Er werken 3 Wit-Gele Kruisen met Iris Intranet. Wit-Gele Kruis Antwerpen, Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen en Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant. Vandaag zijn zij aan de beurt om hun verhaal te vertellen. 14 februari, de dag van de liefde, maar ook de dag dat Kruispunt gelanceerd werd. Dorien Wenderickx, communicatiemedewerker en o.a. verantwoordelijk voor het intranet, vertelt je graag meer over hun intranet, hoe ze het traject gestart zijn, welke uitdagingen ze ervaren, hoe de verpleegkundigen het intranet gebruiken en nog veel meer. Lees je mee?
Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant is een thuisverplegingsorganisatie met ongeveer 900 medewerkers. Dit zijn zowel verpleegkundigen en ondersteunende diensten.
“Ik werk ongeveer 7 jaar bij het Wit-Gele Kruis en ik doe het nog steeds met heel veel plezier. Bij ons in de organisatie blijft het altijd een uitdaging om alle collega's te bereiken. Het overgrote deel is vaak op de baan of bij cliënten en zijn daardoor minder goed te bereiken. Dit was dan ook één van de wensen die wij hadden voordat we gingen werken met een sociaal intranet. Ik kan je wel vertellen dat het goed gelukt is. Natuurlijk is er altijd een mogelijkheid tot verbetering, maar ik ben tevreden 😉.” - Dorien Wenderickx
Niet iedere organisatie maakt al gebruik van een intranet als ze de overstap maken naar een sociaal intranet of digitale werkplek. Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant had nog geen intranet. Hoe hebben ze dit project aangevlogen?
“Tijdens het voorstellen van diverse intranetleveranciers raakten wij bekend met de mogelijkheden van een sociaal intranet. We merkten al snel dat een sociaal intranet goed bij onze organisatie zou passen. Collega's moeten snel informatie vinden, maar ook de verbinding met andere collega's kunnen aangaan. Ook Iris Intranet is bij ons langs geweest. Iris is heel laagdrempelig en gebruiksvriendelijk, dat is iets wat ons heel erg aanspreekt en wat voor onze organisatie ook belangrijk is. Niet alleen de medewerkers op kantoor moeten goed met het intranet overweg kunnen, maar juist ook de collega's op de baan.”- Dorien Wenderickx
Jaja, 14 februari was het zover. Niet alleen de dag van de liefde, maar ook de lancering van Kruispunt. Het intranet is gelanceerd met als thema ‘Valentijn’.
“De lancering van Kruispunt hebben we gekoppeld aan Valentijn. We hebben overal de kop ‘Ga op date op Kruispunt’ gebruikt. Daarbij hebben we een video opgenomen, affiches en folders gemaakt geheel in het thema. Om de lancering nog meer in de aandacht te zetten hebben we er een wedstrijd aangekoppeld. Iedere collega kreeg een kraslotje waarmee ze per afdeling 1 slibcursus konden winnen. De naam Kruispunt is een symbolische naam omdat onze collega’s eigenlijk altijd op de baan zijn en via allerlei richtingen uitkomen bij ons intranet. Daar kruisen hun wegen, vinden ze informatie, leren van elkaar en kunnen ze weer door.
Omdat collega's nog niet bekend waren met een sociaal intranet hebben we bij alle 14 afdelingen een opleidingsuurtje gegeven. In dat uur namen we collega's mee door Kruispunt. Achteraf kregen we vaak als feedback dat 1 uur echt te kort was en dat het voor sommige collega's echt te snel ging. Dus voor die collega's hebben we een middag georganiseerd waarin we op een lager tempo door Kruispunt gingen. Dat werd erg gewaardeerd. Natuurlijk heb je altijd nog collega's die Kruispunt niet fijn vinden werken of niet weten hoe het moet, maar wij vinden het belangrijk dat we er vanuit ons wel alles aan gedaan hebben om iedere collega's te kunnen laten werken met Kruispunt.
Doordat collega's gewend raken aan Kruispunt ervaren ze steeds minder weerstand en merken ze dat het hun juist helpt tijdens een werkdag. Er was zelfs een collega die veel weerstand had tegen het sociale deel, juist diegene vertelde vorige week tegen mij: ‘ik zit nu meer op Kruispunt dan op Facebook’. Dat is dan wel weer heel tof om te horen.” - Dorien Wenderickx
Iedere collega gebruikt Kruispunt op een andere manier? Merken ze bij Wit-Gele Kruis een verschil tussen collega's onderweg en collega's op kantoor?
“Wat wij heel duidelijk hebben aangegeven tijdens de lancering is dat Kruispunt een ondersteunend platform is voor de verpleegkundigen. Wanneer zij documenten willen raadplegen, verlofdagen willen opnemen of benodigdheden moeten aanvragen voor cliënten dan kunnen ze dit eenvoudig doen via Kruispunt. Een enorme wirwar aan losse tools komt samen op Kruispunt en vanuit daar kunnen ze verder. Je merkt dat collega's op kantoor sneller reageren of informatie bekijken dan collega's op de baan. Wel merk je nu tijdens de corona crisis dat Kruispunt een hele handige tool is om snel informatie te delen. Daardoor merkten wij een stijging in het gebruik. Collega's plaatsen ook veel vaker een reactie onder een nieuwsbericht. Dat is wel echt leuk om te zien.
Het is natuurlijk altijd een uitdaging om te bepalen welke informatie is dringend en welke informatie niet. Daarbij helpt de nieuwsupdate vanuit Kruispunt heel erg. Collega’s ontvangen in hun mailbox een update van de informatie op Kruispunt. Vanuit deze nieuwsupdate kunnen ze doorklikken naar het intranet.
Om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste informatie kan vinden op Kruispunt hebben we groepen aangemaakt met allemaal een ander thema. Het team medicatie heeft een openbare groep aangemaakt. Wie er op de hoogte wil blijven kan deze groep volgen. Je kunt in deze groepen niet alleen informatie vinden, maar ook vragen stellen. Denk dan bijvoorbeeld aan toedieningswijze of medicatie voorschriften. De experts kunnen daar dan antwoord op geven. Om deze groepen meer onder de aandacht te brengen verwijzen we in nieuwsberichten naar desbetreffende groepen.
Nog een goed voorbeeld waar Kruispunt ons bij helpt. Iedere verpleegkundige krijgt een nieuw T-shirt voor de zomer. Vroeger was het altijd een gedoe om al deze informatie op een overzichtelijke manier te verzamelen. Nu is dat superhandig! We maken een online formulier aan in Kruispunt en daar kan iedere verpleegkundige zijn gegevens doorgeven. Om het dan helemaal compleet te maken hebben we ook een poll uitgezet waar collega’s kunnen kiezen uit 2 slogans voor op de T-shirts. Diegene met de meeste stemmen komt op het zomer shirt te staan.”- Dorien Wenderickx
Je wil het intranet zo toegankelijk mogelijk maken en collega’s moeten zich er ook echt thuis voelen. Wit-Gele Kruis heeft ervoor gekozen om extra filters toe te voegen in de Wie-is-Wie en een verjaardagswidget.
“We hebben extra filters in de Wie-is-Wie laten toevoegen. Je hebt nu ook de mogelijkheid om op functie en afdeling te sorteren. Dat was voor ons wel belangrijk omdat we natuurlijk met veel verpleegkundigen werken op diverse afdelingen en locaties, dan is het wel handig om ze daar ook op te kunnen filteren. Ook vinden wij verjaardagen erg belangrijk bij Wit-Gele Kruis, maar met zoveel medewerkers is het niet bij te houden. Daar hebben wij iets op bedacht. Op Kruispunt heeft iedereen een verjaardagswidget op het dashboard, op die manier kan je iedereen persoonlijk feliciteren.”- Dorien Wenderickx
Na de lancering heeft Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant niet stil gezeten. Ze hebben nog volop plannen. Dorien vertelt er wat over.
“Wij hebben dit jaar een doel gesteld en dat gaat wel iets verder dan alleen de interne communicatie. We willen graag uitzoeken hoe wij ervoor kunnen zorgen dat collega’s weten wat belangrijke informatie is en wat ze echt moeten weten. We kunnen nog veel bereiken met Kruispunt en daarbij willen we dus goed kijken naar deze manier van communiceren en waar we deze informatie plaatsen. Tot slot willen we binnenkort ook een tevredenheid enquête afnemen. Nog genoeg te doen dus 😉.” – Dorien Wenderickx
Benieuwd wat Iris voor jouw zorgorganisatie kan betekenen? Onze intranet zorgspecialisten zitten voor je klaar om al je vragen te beantwoorden en je kennis te laten maken met Iris Intranet. Vraag een demo aan of vul het contactformulier in, dan spreken we elkaar snel!
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur