Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Digital Employee eXperience: medewerkers met hart voor zaak

Sam Marshall en Arthur Turksma, twee bekende namen in de wereld van digitale werkplekken. Ze spraken beiden op het 1st Brussels Intranet & Digital Workspace Conference. Sam vertelde over adoptie van een digitale werkplek en hoe je deze soepel kan laten verlopen. Arthur nam ons mee in de gedachte achter Intranet Design Thinking en Digital Employee eXperience: medewerkers zo behandelen dat ze hart voor de zaak krijgen. Lees hieronder de belangrijkste take-aways van deze goeroes. 

 

IMAG0788

Sam Marshall in actie.

Digital Workspace Adoption

Sam trapte de dag af met een interactieve workshop over ‘Digital Workspace Adoption’. Kort samengevat: een goed intranet is net zo succesvol als de betrokkenheid van haar doelgroep. Zonder doelgroep, geen activiteit en dus geen verdere interesse. Het is belangrijk de doelgroep onlosmakelijk te verbinden aan je intranet. Hoe doe je dit?

 

Nou, door het de doelgroep makkelijk te maken te participeren. Dit kan op vele verschillende manieren. Vul bijvoorbeeld het profiel van je medewerkers automatisch in vanuit LinkedIn of de Active Directory (AD). Iemand forceren het profiel in te vullen werkt vaak averechts, uit de praktijk blijkt dat veel medewerkers dit simpelweg ‘niet belangrijk’ vinden.

 

Geef hen een duidelijke reden om het in te vullen. Een kleine competitie bijvoorbeeld: de eerste twee afdelingen die hun profielen volledig hebben ingevuld krijgen een taart; een aardigheidje dat de meesten wel overtuigd.

Local champions

Het kan ook best spannend zijn, een nieuw intranet. Sommigen hadden er nog nooit van gehoord en ineens voelen ze zich verplicht hiermee te werken. De oplossing is simpel: maak het optioneel. Als een medewerker liever volgens zijn oude routine werkt dan met het intranet, is dat geen probleem. Er zullen genoeg collega’s zijn die het intranet wél in gebruik nemen, de zogenaamde “local champions”. Zij zullen laten zien dat het een efficiënt en prettig samenwerkingsplatform is, dit trekt de rest naar verloop van tijd alsnog over de streep!

Zet de juiste toon

Het is natuurlijk tof als degenen die van het intranet gebruik maken ook regelmatig iets op hun tijdlijn zetten. Maar wat plaats je hier eigenlijk op? En wat juist niet? Deze onzekerheid weerhoudt medewerkers ervan een bericht te plaatsen. Waarom? Ze zijn ‘bang’ dat de directie hun opmerking niet op het intranet thuis vindt horen. Dit probleempje is gemakkelijk te verhelpen. Laat de directie en de managers het voorbeeld zijn voor de rest: als zij een bericht plaatsen, zetten zij de toon. Medewerkers zien dit en doen het na.

Jouw intranet, jouw uitstraling

Tot slot, wellicht de leukste tip van Sam: maak het intranet persoonlijk. Schrijf eigen teksten, upload eigen foto’s en video’s en laat (bijna) alle collega’s hier aan meewerken. Het intranet krijgt hierdoor een eigen uitstraling. Maak het normaal en leuk om hieraan te contribueren. Laat medewerkers bijvoorbeeld schrijven over hun weekend, werkdag en hobby’s.

 

Hoe dan ook, links of rechtsom, zorg ervoor dat medewerkers zich thuis voelen op het intranet, want uit ervaring blijkt: hoe meer het intranet onderdeel is van de werkdag, hoe leuker en effectiever het mensen met elkaar verbindt.

 

Digital Employee eXperience

Waar Sam stopte, ging Arthur verder. Hij vertelde over Intranet Design Thinking & Digital Employee eXperience en hoe dit een organisatie kan helpen hun doelen te bereiken. De insteek van iedere organisatie is het nastreven van hun organisatiedoel. Medewerkers helpen de organisatie dichter bij dit doel te komen, door het uitvoeren van hun werkzaamheden. En hoe gemotiveerder de medewerkers, hoe harder ze hun best zullen doen om dit doel te bereiken. Hoe je dit voor elkaar krijgt is relatief eenvoudig. Arthur neemt ons mee.

Net zoals Sherlock Holmes

De taak van de intranetmanager is het neerzetten van een goed intranet en dit blijven verbeteren. Maar hoe kom je erachter wat er verbetert moet worden? Je zou een enquête kunnen houden, maar de antwoorden die daaruit komen staan vaak al vast. Je krijgt reacties zoals: “Het intranet is lelijk”, “Ik kan niets vinden” of “Ik vind alleen oude informatie”.

 

Het werkt niet om deze vragen te stellen aan medewerkers. Zij weten slechts wat het intranet nu voor hen doet, en niet wat het intranet in de toekomst voor hen kan doen. Het is aan de intranetmanager om te onderzoeken wat er handiger kan aan de manier van werken zoals die nu is. Net zoals Sherlock Holmes ga je zoeken naar wat er niet is en kijk je hoe jij jouw collega’s het werk makkelijker kan maken.

Intranet Design Thinking

En dat vergt allereerst denkwerk. Middels Intranet Design Thinking verplaats je je in jouw collega’s en probeer je een aanvulling te bedenken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Je verplaatsen in het werk van anderen kan je op verschillende manieren doen. Je kan collega’s ondervragen, hen schaduwen (hun werkdag volgen), of vragen of ze hun ergernissen op willen schrijven. Welke manier je ook kiest, je probeert je te verplaatsen in hun “Customer Journey” op een normale werkdag. Door het volgen van hun “klantreis” ontdek je verbeterpunten die jouw collega’s zelf niet kunnen aandragen; zij zitten al te lang in dezelfde routine.

In het kort

In het kort ga je dus na: waar loopt een medewerker tegenaan, wat zie je en hoe kan je hen helpen. Je bent bezig met het verbeteren van de Digital Employee eXperience. Het doel hiervan is dus de werkdag van je collega’s makkelijker maken. Door het continu verder ontwikkelen van het intranet zijn medewerkers steeds beter in staat om hun werk goed te doen; ze werken een stuk sneller doordat het intranet zijn werk goed doet. Het gevolg hiervan is dat medewerkers minder struikelpunten tegenkomen op een dag, dit maakt hen op lange termijn gelukkiger. Het voordeel van contente medewerkers is dat ze zich volledig kunnen focussen op het behalen van het organisatiedoel. Dat is hetgeen je wil bereiken.

Meerdere vliegen in één klap

Het verbeteren van de Digital Employee eXperience krijgt steeds meer aandacht; het is zowel goed voor de mensen binnen een organisatie als de organisatie zelf. En je kan het zelfs een stapje verder nemen: door de verbetering van de gebruikerservaring te laten aansluiten bij een specifiek organisatiestreven.

 

Bijvoorbeeld: een organisatie groeit enorm en wil binnen één jaar 100 mensen aannemen. Tegelijkertijd is de intranetmanager van dat bedrijf bezig met het verbeteren van de Digital Employee eXperience. Hij of zij komt erachter, middels schaduwen, dat veel medewerkers die in dienst komen de eerste weken niet goed weten wat ze moeten doen. Dit is een probleem. De intranetmanager kan dit oplossen door een pagina aan te maken op het intranet waarop alle onboardingsinstructies voor nieuwe collega’s te vinden zijn. Zo weten nieuwe medewerkers direct waar ze aan toe zijn én gaat de onboarding van hen sneller. Dit verbetert de Digital Employee eXperience en sluit aan bij een specifiek organisatiesterven: het aannemen van 100 nieuwe mensen.

 

Het verbeteren van je intranet dient dus meerdere doelen: het verbeteren van je Digital Employee eXperience (dat op haar beurt medewerkers het werk makkelijker maakt), het bereiken van je organisatiedoel én het tevreden houden van je klanten. Want tevreden medewerkers, betekent tevreden klanten.

 

Contact met experts over Digital Employee eXperience?

Wil jouw organisatie ook meer in dienst staan van het organisatiedoel? Of ben je geïnteresseerd in het wegnemen van obstakels van je medewerkers? Neem dan contact met ons op!

 

Je bent altijd welkom om samen een kop koffie te drinken. Je kan ons ook bellen of mailen. Meld je eventueel aan voor een live demo 

 

 

triptic b.v. 
Piuslaan 70a 
5614 CM Eindhoven 
+31 (0)40 246 30 40 
... 
www.triptic.nl 
 

Iris Intranet - Werkt vanzelfsprekend. 

 

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan