Het implementeren van een nieuw sociaal intranet in jouw organisatie is een innoverend en omvangrijk project. Naast het opzetten en vullen van het platform zijn er nog een paar acties die essentieel zijn voor het succes van je intranet. Precies daarom delen we deze checklist: heb jij overal aan gedacht?
Goed voorbeeld doet altijd goed volgen. Leidinggevenden zijn een spil in je organisatie die hun collega’s kunnen inspireren en enthousiasmeren. Daarom is het van groot belang dat je de leidinggevenden binnen jouw organisatie aanhaakt bij dit project. Zorg dat ze de voordelen van het nieuwe intranet voor hun teams goed voor ogen hebben en dit kunnen uitdragen naar hun team.
Een verandering in een organisatie is altijd spannend. Sommige collega’s kunnen hier heel goed mee omgaan, andere collega’s zijn meer afwachtend. Deel daarom waarom het nieuwe intranet er komt: what’s in it for them? Door de voordelen voor specifieke medewerker(groepen) helder te formuleren en te communiceren zullen ze inzien dat het intranet hen helpt in hun dagelijkse werkzaamheden. Blijf hierbij weg van vaagheden als ‘we gaan beter communiceren’: laat medewerkers specifieke functionaliteiten zien die ze direct kunnen gebruiken in hun werk.
Om écht slimmer, sneller en beter te werken moet het intranet een bijdrage leveren in de uitvoer van jouw werkzaamheden. Door te onderzoeken hoe je het intranet op een effectieve manier inzet tijdens jouw dagelijkse werkzaamheden wordt het gebruik een gewoonte. Zo raken jij en je collega’s snel gewend aan het intranet. Doe dit bijvoorbeeld door te koppelen met andere bedrijfssystemen. Zo vind je informatie uit andere systemen voortaan in het intranet en voer je je werkzaamheden vanuit één digitale werkplek uit!
Naast het aanhaken van de leidinggevenden is werken met ambassadeurs een krachtig hulpmiddel om te zorgen dat het intranet goed landt in jouw organisatie. Zorg ervoor dat je ambassadeursgroep een goede afspiegeling is van je organisatie: verspreid over (locaties van) de hele organisatie, in alle lagen en functiegroepen. Deze ambassadeurs spelen een belangrijke rol in het enthousiasmeren en activeren van hun directe collega’s!
Begin klein met je intranet. Het toevoegen van nieuwe functionaliteiten en uitbreidingen is áltijd mogelijk. Zorg ervoor dat je in het begin werkt met de functionaliteiten die op dat moment direct de meeste waarde creeëren voor je collega’s, zo wennen ze sneller aan het nieuwe platform.
Je intranet heeft tal van mogelijkheden om content te delen: in de tijdlijn of in een groep, en maak je er een blog, artikel, nieuwsbericht of digiboekje van? Er zijn veel verschillende manieren om jouw informatie te delen met verschillende doelgroepen binnen je organisatie. Stem dit goed af met je collega’s en maak een plan over welke content je waar deelt.
Het is aan te raden (een groep) collega’s verantwoordelijk te maken voor de lancering en adoptie van het intranet. Door het opstellen van een communityplan denk je van tevoren na over de verschillende taken en de rolverdeling. Formuleer ook de KPI’s van het platform: bepaal wanneer het platform succesvol is! Vanuit deze doelstellingen bedenk je de acties voor het communityplan en bepaal je hoe en wanneer je bijstuurt. Dit alles maakt de adoptie van het platform een stuk vanzelfsprekender.
Een nieuw sociaal intranet is een mooie verandering in je organisatie, dat mag gevierd worden! Bedenk daarom een creatieve en feestelijke lanceringscampagne. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van trainingen, een speurtocht op het intranet, inloopsessies en een prijsvraag. Haal alles uit de kast om van dit moment samen een succes te maken!
Kan je hier wel wat inspiratie voor gebruiken? Lees hier over de lanceringscampagnes van kinderopvangorganisatie KinderRijk, Provincie Noord-Brabant en het Wit-Gele Kruis Antwerpen.
Ben je ondertussen benieuwd geworden naar Iris? We geven je graag een rondleiding! Vul het contactformulier in, dan spreken we elkaar snel.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur