SWZ zorg maakt collega’s beter vindbaar met Wie-Wat-Waar functionaliteit

De organisatie maakte al gebruik van de Wie-Is-Wie functionaliteit, maar die voldeed nog niet helemaal aan die behoefte. Om die reden bleven ze bij SWZ zorg nog steeds vasthouden aan de ‘oude vertrouwde’ telefoonlijst, die onmogelijk actueel te houden was. Met de introductie van de Wie-Wat-Waar functionaliteit leek eindelijk de oplossing waar ze naar zochten binnen handbereik te zijn.

Over SWZ zorg

SWZ zorg is een zorginstelling in Oost-Brabant die ondersteuning biedt aan mensen met niet-aangeboren hersenletsel (NAH), een ernstig meervoudige beperking (EMB) of een lichamelijke beperking (LG). Ze zijn er voor kinderen en hun ouders, volwassenen en hun naasten. Met diverse activiteitencentra en kleinschalige woonvormen biedt de organisatie begeleid wonen, thuisondersteuning, arbeidsondersteuning, onderzoek en behandeling. Daarbij richten ze zich op wat voor iemand écht belangrijk is om zo samen te gaan voor ‘een dag die ertoe doet’.

Iedereen binnen handbereik

“Tijdens een webinar over nieuwe mogelijkheden binnen Iris Intranet viel de Wie-Wat-Waar functionaliteit meteen op,” vertelt Rianne Kessels, Communicatieadviseur bij SWZ zorg. “Dit zou wel eens dé oplossing kunnen zijn voor een herkenbare uitdaging.”

Bij een zorgorganisatie als SWZ zorg, waar collega’s verspreid werken over tientallen locaties, is het essentieel dat informatie makkelijk en snel te vinden is, zeker voor de zorgmedewerkers die weinig tijd hebben om achter een computer te zitten.

“Wat ons direct aansprak, was de manier waarop mensen, teams en locaties logisch met elkaar verbonden zijn,” vult Martijn den Brok, Functioneel Beheerder bij SWZ zorg, aan. “Niet meer zoeken via losse pagina’s of Excel-bestanden, maar alles op één plek: overzichtelijk en actueel, doordat de informatie wordt ingelezen vanuit onze eigen bronsystemen.”

Van inventarisatie tot implementatie

Voordat SWZ zorg de Wie-Wat-Waar functionaliteit lanceerde, ging daar een uitgebreid traject aan vooraf. “We hadden een uitgebreid intern onderzoek gedaan naar het Werkplein, want we wilden eerst weten waar onze medewerkers tegenaan liepen,” vertelt Martijn. “Wat werkt wel, wat werkt niet en welke mensen zijn er? Het grootste knelpunt bleek het vinden van collega’s, teaminformatie en contactgegevens.” 

Samen met het team van Iris werd vervolgens een plan gemaakt om de functionaliteit op te bouwen met de systemen die SWZ zorg al gebruikt. Ook de structuur werd zorgvuldig doordacht, met onderscheid tussen personen, teams en locaties, en extra velden voor functies en meerdere locaties. 

“Een goede voorbereiding is echt essentieel om de implementatie soepel te laten verlopen,” benadrukt Rianne. “Iedere organisatie heeft een andere organisatiestructuur, dus het is goed om vooraf te bedenken hoe de functionaliteit er voor jouw organisatie uit moet zien.” Doordat SWZ zorg vooraf goed heeft nagedacht over de inrichting, staat er nu een oplossing die logisch voelt voor medewerkers en écht werkt in de praktijk.

Tijd winnen

“Wat de Wie-Wat-Waar functionaliteit zo krachtig maakt, is hoe alles aan elkaar gekoppeld is,” vertelt Martijn. “Open je een locatie, dan zie je direct welke teams daar werken. Klik je op een team, dan verschijnen meteen de medewerkers. En zoek je een collega, dan zie je in één oogopslag bij welk team en op welke locatie die persoon werkt.” 

Rianne voegt toe: “De informatie die in de Wie-Wat-Waar functionaliteit staat, hebben we ook gekoppeld aan ons organogram. Zo linkt alles naar elkaar en kunnen we de informatie vanuit één plek beheren. Super handig!” Wat wel nog een punt van aandacht is, is het toevoegen van profielfoto’s en functieomschrijvingen. Collega’s worden aangespoord om hun profiel zoveel mogelijk aan te vullen. Dat helpt om de juiste persoon nog sneller te vinden.     

Reactie collega’s

De komst van de Wie-Wat-Waar functionaliteit betekende voor SWZ zorg het definitieve einde van de papieren telefoonlijst. Jarenlang hingen er overzichten op verschillende locaties, maar die waren zelden actueel en dit was in strijd met de privacyregels. “De overstap naar een digitale, centrale en beveiligde omgeving was voor sommige collega’s even wennen, maar we merken dat steeds meer collega’s de nieuwe informatie weten te vinden. De informatie is nu altijd up-to-date, veilig beschikbaar en binnen een paar klikken gevonden,” vertelt Martijn.

Sinds de livegang van de Wie-Wat-Waar functionaliteit zijn de eerste reacties bij SWZ zorg erg positief en dat willen ze graag zo houden. “We zijn fanatiek bezig om alles zo logisch en makkelijk mogelijk te maken voor onze collega’s,” vertelt Rianne. 

De komende periode richt SWZ zorg zich op het verder doorontwikkelen van het intranet. Zo worden de informatiepagina’s op een andere manier vormgegeven (d.m.v de Digiboekjes module) en worden er instructievideo’s toegevoegd, zodat het intranet nog gebruiksvriendelijker wordt. “Er is altijd ruimte om iets nieuws slimmer en beter te maken. Daarbij blijven we ook nieuwsgierig naar de ontwikkelingen vanuit Iris Intranet,” geeft Martijn aan.

Meer weten?

Ben je benieuwd of de Wie-Wat-Waar functionaliteit ook iets voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Daan Strijbosch via sales@triptic.nl. Hij denkt graag met je mee hoe je jouw intranet slimmer en efficiënter. Of heb je nog niet genoeg gehoord van het verhaal van SWZ zorg, dan brengt Daan je graag met hen in contact.