Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Organisaties moeten anders omgaan met informatie – verslag van 'Het nieuwe informatiseren'

"Waar er nu twee werken en eentje niet, is dat binnen twintig jaar andersom. Daarom is een productiviteitssprong nodig."

Met die woorden maakte spreker Pierre van Amelsvoort duidelijk waarom de inhoud van de themamiddag 'Het nieuwe informatiseren' bij Ordina op woensdag 22 april zo belangrijk was. Het vraagt om een verandering in de manier waarop we werk organiseren.

En als gevolg daarvan moeten we anders omgaan met informatie. De twee andere sprekers gaven voorbeelden van hoe je dat kunt doen.

 

Openness_Leadership

 

Pierre van Amelsvoort was mede-oprichter van organisatieadviesbureau ST-Groep en hoogleraar op het gebied van organisatie-ontwerp, sociotechniek, verandering en sociale innovatie. Pierre bracht samen met Herman Kuipers en Eric-Hans Kramer het populaire managementboek 'Het nieuwe organiseren: alternatieven voor de bureaucratie' uit.

VIP (Vervroegd Innerlijk Pensioen)

Hij vertelde over de 'georganiseerde verantwoordelijkheid' en de 'controle- en handtekeningencultuur' die je in 'oude' organisaties tegenkomt, met mooie voorbeelden als 'de wet ter reductie van de persoonlijke ellende' (beslissingen doorschuiven naar een manager), SNIF (Staat Niet In Functieomschrijving) en VIP (Vervroegd Innerlijk Pensioen).

Pierre ging ook in op 'de illusie dat je door middel van regels en procedures de processen in de hand zou kunnen houden' en over de gevolgen van de complexiteit van functioneel organiseren. Eén veel voorkomend gevolg is moeizame communicatie, wat vaak weer 'opgelost' wordt met meer managen en meer vergaderen.

Dat moet anders.

Je kunt dit meteen tweeten: 'Over SNIF (Staat Niet In Functieomschrijving), VIP (Vervroegd Innerlijk Pensioen) en het nieuwe organiseren'

 

Hoe moet je dan wel organiseren?

Pierre raadt aan dat de organisatie begint bij de primaire processen, oftewel: “De processen die waarde toevoegen – op voorwaarde dat je weet wat die 'waarde' dan is.”

De betrokkenen moet je in staat stellen tot zelforganisatie: “Die kunnen hun eigen brandjes blussen.” Pierre stelt voor om dat in communities en teams te laten gebeuren. Zijn aanraders: ga uit van zelfredzaamheiden pas horizontale coördinatie toe, met minimale hiërarchie en minimale overhead – en "gezonde informatisering die dat ondersteunt."

Als onmisbaar onderdeel van deze manier van organiseren noemt Pierre 'wederzijdse verantwoording'. Dat betekent dat niet alleen medewerkers verantwoording afleggen aan hun leidinggevenden, maar dat dat ook andersom gebeurt.

"Voor medewerkers is vaak totaal intransparant wat management doet. Je moet de dialoog opstarten. Dat kan alleen op basis van vertrouwen."

"Waarom kost informatie vinden nog steeds zoveel moeite?"

Na Pierre nam Friso van der Meulen van TNO het woord, en vertelde over een groot probleem van 'oude informatiesystemen die net zo zijn ingericht als oude organisaties'.

"Hoe komt het dat we nog steeds zoveel moeite moeten doen om over de informatie te beschikken die we nodig hebben om ons werk te doen?"

Friso ziet een verschuiving van informatiegestuurd (“Kenniswerkers willen niet worden gestuurd.”) naar informatie-ondersteund werken. "Ik waag het erop om dat de volgende productiviteitsgolf te noemen."

Waar zit die potentiële toename van productiviteit dan in? Friso omschrijft de 'sweet spot' van informatie-ondersteund werken: waar de routinematigheid van werk laag is, en de kennisintensiteit hoog.

Je kunt dit meteen tweeten: "Waarom kost informatie vinden in organisaties nog steeds zoveel moeite?"

 

Wat je nodig hebt voor een levendig intranet

Hij haalt het intranet aan als tool die jou daarin kan ondersteunen. Maar: "Intranet wordt pas waardevol als het over je werk gaat, als er ook input van je directe collega's is. Dan wordt het een levendige plek."

Bovendien moet het geen ontzettend moeilijk systeem zijn. Friso: "Bij complexe systemen zie je vaak: blije organisatie, verdrietige gebruiker. Op zijn zachtst gezegd."

Friso vertelt over het intranet van TNO en de lange maar geslaagde ontwikkeling daarvan. Het ontwerp werd onder meer gebaseerd op ontwerpprincipes uit de sociotechniek, die aansluiten op het verhaal van Pierre van Amelsvoort.

Je gaat dan uit van de kwaliteit van de...

arbeid ('regelruimte': zicht op het geheel en je eigen bijdrage daaraan)

arbeidsrelatie (interactie en samenwerking)

organisatie (eerst het primaire proces inrichten, dan kijken wat nog nodig is aan besturing)

'Gedoe wegnemen'

Friso besprak de voordelen die het intranet biedt voor bijvoorbeeld kennismanagement. "Dit maakt veel meta-informatie makkelijk beschikbaar, waarmee je de omgeving van de medewerker in kaart brengt zonder dat hij daar iets extra voor hoeft te doen."

Op de vraag wat het intranet voor hem persoonlijk betekent, antwoordde hij mooi: "Het intranet van TNO ondersteunt mij in het wegnemen van gedoe."

Een digitale werkomgeving die zowel bedrijfsvoering als medewerkers ondersteunt

Dat is ook welkom in de organisatie waar de laatste spreker over vertelde. Ruud Böhmer presenteerde een case rond de digitale werkomgeving in een overheidsinstelling, waar hij als adviseur bij betrokken was namens Ordina.

In die organisatie was belangrijke informatie voor veel medewerkers zowat onvindbaar. De vraagstelling voor het project werd zo geformuleerd:

“Hoe creëer je een informatieomgeving die zowel de bedrijfsvoering als de medewerkers (individueel en in samenwerking) ondersteunt?”

Ruud vertelde over het proces waarin de volgende dingen inzichtelijk werden gemaakt:

– De meerwaarde voor bedrijfsvoering en medewerkers

– De wijze waarop de interface hen ondersteunt

– Waar de informatievoorziening aan moet voldoen

– De manier waarop de informatie-architectuur dat mogelijk maakt

"Het leidt eerder tot lagere werkdruk."

Ruud besprak ook de businesscase: hoe krijg je de beslissers mee? Het feit dat het op orde krijgen van de informatiehuishouding werd neergezet als een strategische beslissing van het MT droeg daar alvast aan bij. Als je het grote voordeel van iets nieuws wil uitleggen, is het belangrijk dat je je niet alleen op dat nieuwe richt, maar ook in kaart brengt hoe goed/slecht de huidige situatie is, benadrukte Ruud.

De bedoeling is dat medewerkers van deze organisatie binnenkort het meeste werk kunnen doen in één systeem, in plaats van in meerdere. Je moet dan realistisch zijn over het voordeel dat dat oplevert:

"Het leidt eerder tot lagere werkdruk dan hogere productiviteit, maar lagere werkdruk leidt wel tot hogere medewerkerstevredenheid."

En dat kan dan weer bevorderlijk zijn voor de productiviteit.

Succesfactoren van de nieuwe digitale werkplek

Ruud deelde de redenen dat de organisatie warmliep voor de nieuwe digitale werkomgeving. Dit waren de drie belangrijkste:

– Het wegnemen van belemmeringen

– Draagvlak bij managers en bestuurders

– Klein beginnen

Het wegnemen van belemmeringen houdt in dat het nieuwe systeem 'onder de motorkap' een aantal stappen van je overneemt - bijvoorbeeld door een document automatisch in het juiste sjabloon te zetten, of door het je collega's te melden als je iets gewijzigd hebt.

Dat leidinggevenden laten merken dat ze er achter staan, is een belangrijk signaal naar andere collega's: als ze dat niet zouden doen, zouden andere medewerkers er ook geen gebruik van gaan maken.

Klein beginnen is ook een goeie: een deel van de organisatie gaat alvast werken met het systeem, zodat de andere medewerkers het van hun kunnen horen als het bevalt. Advies van Ruud: "Maar begin niet te klein, want je hebt wel een 'kritische massa' nodig."

Je kunt dit meteen tweeten: 'Succesfactoren van een nieuwe digitale werkplek'

Digitale werkomgevingen en anders organiseren

De dingen die Pierre van Amelsvoort noemde als belangrijke onderdelen van het nieuwe organiseren – transparantie, autonomie, het in staat stellen tot zelforganisatie, werken in communities – kunnen zeker worden ondersteund door digitale werkomgevingen zoals Friso van der Meulen en Ruud Böhmer die omschreven. Steeds meer organisaties gaan ermee aan de slag – hoe pakken jullie het aan?

Over anders omgaan met informatie gesproken – 'informatie moet jóu vinden' is één van de principes achter het winnende design van Iris.

Wij geloven ook dat intranetten je kunnen helpen om nog slimmer te werken, door je een paar stappen uit handen te nemen. In het verzamelen van de informatie die je nodig hebt, en in het faciliteren van samenwerking en communicatie. Kijk binnenkort mee om te zien wat Iris Intranet voor jou kan betekenen.

 

Foto bovenaan: Paul Downey

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan