Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Nut, noodzaak en toekomstplannen: verslag van de Iris Intranet Gebruikersdag

"Herkenbare verhalen van organisaties die toch in hele andere sectoren werken."

 

Dat is een mooie reactie van een deelnemer. In dit verslag lees je over de ervaringen en tips die gedeeld werden tijdens de Iris Gebruikersdag van 27 november.

 

De beheerders en ambassadeurs van intranetten van Hotel De L'EuropeMRE (Metropool Regio Eindhoven), Hurks groepRCF (Regionaal Centrum Fraudebestrijding) en het CCE (Centrum voor Consultatie en Expertise) waren onder de aanwezigen.

 

Ze werden vergezeld door intranetmanagers-in-spe van Dille & KamilleGemeente Capelle aan den IJsselInfoland en WoningbelangIn de aanloop naar de lancering van hun Irissen kwamen ze alvast inspiratie opdoen.

 

Belangrijk, want de technologie binnenhalen is nog maar de eerste stap. Zorgen dat collega's er de vruchten van gaan plukken is de uitdaging.

 

Kelly_presenteert_gebruikersdag_2014Kelly van Iris Intranet presenteert tijdens de Gebruikersdag

 

Verandering als dagelijkse taak: 3 kleine gewoontes

Na de opening door dagvoorzitter en engagement-adviseur Kelly van de Laar was er een welkomstwoord van algemeen directeur Roel Knapen en een Wie Wat Waar waarin iedereen zich kort voorstelde. Daarna gaven strateeg Arthur Turksma en tekstschrijver Jos Rouw een korte presentatie over de verandering die een nieuw intranet met zich meebrengt.

 

Waarom mensen van nature niet van verandering houden – en hoe je het toch kunt bewerkstelligen met een geleidelijke aanpak. Daarbij werden we geïnspireerd door de Quantified Organisation van Postshift: "Can change become routine?"

 

De intranetmanagers kregen het advies om 3 kleine gewoontes in te bouwen in hun werk.

 

1) Dagelijks even hardop werken op het intranet ('working out loud' heeft behoorlijke voordelen voor de organisatie)

2) Op vaste momenten collega's vragen om daar hun aanvullingen op te geven of om het ook te doen

3) Regelmatig met de statistieken kijken welke content goed werkt, om het daarmee steeds beter te doen

 

Post-its vol goede ideeën

Na deze presentatie kregen de aanwezigen het woord. Eerst over het platform zelf: wat vind je van de functionaliteiten van het intranet, wat kan er nog beter, en wat voor nieuwe features zou je misschien willen zien?

 

Post-its_gebruikersdag_2014Post-its vol bruikbare ideeën op de Iris Intranet Gebruikersdag

 

 

De deelnemers schreven post-its vol goede ideeën. We zijn heel blij met de input. Technisch adviseur Rick Cuijpers ging op de ideeën in tijdens zijn presentatie van de roadmap.

 

Eerst blikte hij terug op 2014: hoe de vindmachine van Iris slimmer werd, hoe het intranet nog sneller werd, hoe de koppeling werd gelegd met iProva, software voor kwaliteitsmanagement van onze partner Infoland - en meer.

 

Daarna gaf Rick een vooruitblik. Wat staat er op het programma voor 2015? Bijvoorbeeld dat het bewerken en opmaken van blogs en pagina's nog makkelijker wordt, en dat Iris nog beter gaat werken op je smartphone.

 

Een stijgende lijn om jaloers op te zijn

Hoe brengen de deelnemers intussen de activiteit op gang op hun intranet? Doen ze al aan working out loud op hun intranet, en hebben ze nog andere goeie tactieken? Komen de 'Irissen' al een beetje tot leven? Aan de hand van stellingen werden de ervaringen besproken.

 

Bij ons zie je al dat mensen meer over elkaar weten.

 

Bijvoorbeeld die van Hotel De L'Europe. Hun intranet L'Europedia is nog niet zo lang live maar het verschil is al te merken. "Bij ons zie je bijvoorbeeld al dat mensen wat meer over elkaar weten," vertelde Monica Gaastra van De L'Europe. Het intranet heeft daarmee een belangrijke verbindende rol.

 

Communicatieadviseur Ilse van Leuken van Archipel Zorggroep heeft zo'n zelfde ervaring. Archipel werkt sinds dit najaar met Archinet. "Je merkt dat de organisatie langzaam 'kleiner' wordt, minder anoniem," vertelde Ilse.

 

Deze week heeft de 1000e collega zich aangemeld. Dat betekent dat de helft van alle medewerkers aan boord is op Archinet. Een stijgende lijn om jaloers op te zijn!

 

Dat sluit aan op de vraag waar de bespreking vooral over ging: wat zijn nou voorwaarden voor 'gebruikersadoptie'?

 

Zorgen dat het intranet gebruikt wordt: wat boven alles essentieel is

Er zijn goede ervaringen met pilots op kleine schaal. "Schaarste creëert vraag," zei één van de aanwezigen. Precies: als een deel van de organisatie met het intranet begint, heb je de kans dat er een zwaan-kleef-aan-effect ontstaat.

 

De deelnemers waren het erover eens dat het ook belangrijk is dat leidinggevenden het voortouw nemen: “Het is ontzettend mooi meegenomen als het management actief is.”

 

Eén ding blijkt boven alles essentieel, tijdens en na de lancering, maar het liefst zelfs al eerder: "Het nut en de noodzaak van 't intranet moeten meteen duidelijk gemaakt worden."

 

Een speciale community

Na alle inspirerende verhalen was het tijd voor een drankje en om de aanwezigen te vragen of ze deel willen uitmaken van een speciale community.

Sinds dit jaar kunnen ook externen meewerken op je intranet, met Iris Extra. Zij hebben dan bijvoorbeeld alleen toegang tot een projectteam. Wij gaan dat ook doen met de deelnemers van de Gebruikersdagen.

In de community blijven gebruikers met elkaar in contact en kunnen ze elkaar vragen stellen en tips geven. Ook is het een mooie plek voor ons om onze opdrachtgevers te betrekken bij de ontwikkeling van Iris en bijvoorbeeld sneak previews te geven.

 

Alle aanwezigen: nogmaals hartelijk bedankt! De volgende Iris Gebruikersdag vindt plaats op 21 mei. We hopen dat jullie er dan ook zijn, en we spreken jullie graag in de community!

 

Ben je je ook aan het oriënteren op een intranet voor snellere informatievoorziening en slimmere samenwerking? Neem binnenkort een kijkje in Iris Intranet en maak kennis met het bekroonde, uitnodigende design.

 

Deel het meteen op Twitter: "Het nut en de noodzaak van het intranet moeten meteen duidelijk gemaakt worden."

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan