Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Infographic: 11 dingen om te doen zodat je waarde creëert met je social intranet

Social intranet is er voor meer dan interne communicatie.

Met een goed social intranet kun je verschillende organisatiedoelen ondersteunen en makkelijker bereiken. Bijvoorbeeld het sneller vindbaar maken van informatie en experts, het faciliteren van betere kennisdeling, of van verbinding bij een fusie.

 

Op die manier kan het intranet heel waardevol zijn - maar daar moet je wel iets voor doen.

 

Iris blogt al een tijdje over de slimme inzet van een intranet. Uit alle artikelen tot nu toe haalden we 11 dingen die je kunt doen om meer waarde (en meerwaarde) te creëren met je social intranet.

 

 

Infographic_11_dingen_om_te_doen 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 
Deel dit op Twitter met andere geïnteresseerden
, en lees hieronder verder over alle 11 punten.

1) Zorg dat duidelijk is waarom het intranet er komt

De introductie van een nieuw systeem betekent een verandering in de organisatie – en de meeste mensen houden eigenlijk niet van verandering. Daarom is het belangrijk dat je duidelijk communiceert waarom je samen aan de slag gaat met een nieuw intranet, het liefst al voordat het platform live is.

Eén van de belangrijkste 'change drivers' is een goed besef van de reden dat de verandering plaatsvindt.

 

Kort geleden bleek dat ook weer toen Jane McConnell voor de negende keer haar jaarlijkse onderzoeksrapport 'The Organization in the Digital Age' publiceerde: één van de 'top change drivers' is een goed besef van wáárom de verandering plaatsvindt.

 

Lees ook bijvoorbeeld het verhaal van het intranet van Hurks groep over het verbinden van hun verschillende werkmaatschappijen, of het verhaal over het intranet van Archipel Zorggroep dat er kwam omdat zij aan de slag gingen met zelfsturende teams.

 

Meer hierover

'Succesvol uit de startblokken: betrek de gebruikers bij het intranet voordat het er is' (november 2013)

 

2) Regel rugdekking vanuit het management

Een tijd terug waren we bij 'Het nieuwe informatiseren', een kennissessie van Ordina. Eén van de sprekers vertelde wat de succesfactoren waren van de succesvolle introductie van een nieuwe digitale werkplek.

 

Een belangrijke daarvan, inderdaad: zorg voor draagvlak bij managers en bestuurders.

 

Tijdens Congres Intranet 2014 vertelde Marlou Kessels van Dorel Juvenile hetzelfde over de overstap naar 'in touch', hun Iris. Ze benadrukte: “Betrek ook het management en zorg dat je hun rugdekking hebt.

 

Het is een essentieel signaal naar de rest van de organisatie.

 

Hoe krijg je het voor elkaar? Mijn collega Anne, intranetconsultant bij Iris, raadt aan om extra bijeenkomsten en trainingen te organiseren speciaal voor het management. Bijeenkomsten waarin je de managers betrekt bij de rol van het intranet binnen het dagelijkse werk, en trainingen waarin je ze helpt om het platform goed te leren kennen.

 

“Daarnaast is het belangrijk dat de managers zich ook bij de introductiebijeenkomsten met de andere collega's laten zien,” zegt Anne, “En dat ze af en toe updates gaan plaatsen op het intranet, bijvoorbeeld om te informeren of te inspireren.”

 

Het is belangrijk dat de managers af en toe updates plaatsen op het intranet.

 

Staat het management achter de komst van het intranet, en zijn zij zelfs actief aan het delen op het platform, dan vinden andere medewerkers het ook eerder de moeite waard.

 

Zo geef je meer collega's een goede reden om actief te worden, en samen de vruchten plukken van het platform.

 

Meer hierover

'Hoe krijg je de organisatie aan boord op het intranet? 11 tips van Dorel Juvenile Europe' (maart 2014)

'Organisaties moeten anders omgaan met informatie: verslag van Het nieuwe informatiseren' (mei 2015)

 

3) Zorg dat het ingebed zit in de flow van 't dagelijkse werk

Om er echt voor te zorgen dat je nog slimmer, sneller en beter kunt werken, moet het intranet bijdragen aan de belangrijkste taken en processen.

 

Het is niet meer dat informatieportaal waar je af en toe naartoe moet – het wordt de vaste uitvalsbasis voor je werk.

 

Je kunt het intranet inbedden in de flow van de werkdag door het te koppelen aan andere bedrijfssystemen zodat je daar de belangrijkste informatie uit kunt halen om het voortaan op één plek te presenteren.

 

En je kunt het inbedden door afspraken te maken over interne communicatie samenwerking: dat doe je voortaan niet meer via bijvoorbeeld e-mail (kijk maar naar de video hieronder), maar in de werkgroepen, zodat iedereen altijd en overal met elkaar kan communiceren en alles terug kan vinden.

 

“Alles wijst erop dat mensen geen kennis delen als het een extra stap in hun werk. Je moet kunnen delen 'in de flow' van je werk,” zei Lee Bryant van Postshift eerder dit jaar in een video-interview. Zorg daarom dat het intranet ingebed is in de flow van het dagelijkse werk.

 

En: los van het werk, kun je het ook relevant maken op een persoonlijke manier. "Geef medewerkers op het intranet ook ruimte om leuke dingen te doen waar ze zelf iets aan hebben," zei Marieke van Antes Groep. "Bij ons zie je dat aan de marktplaatsDat maakt het interesssanter voor veel collega's om eens op het intranet te gaan kijken."

 

Meer hierover

'Neem deze drempel weg om sneller de vruchten te plukken van je intranet' (januari 2015)

'Een simpele manier om ervoor te zorgen dat je social intranet meer bezocht wordt' (juni 2015)

 

 

4) Werk met ambassadeurs verspreid over de organisatie

Het social intranet heeft vertegenwoordigers nodig, vanaf dag 1. Collega's die optreden als ambassadeur en die anderen aanmoedigen om ook actief te worden op het intranet.

 

Een goed voorbeeld komt van Dorel Juvenile. Toen zij begonnen met in touch, stelden zij een groep ambassadeurs samen: de intouchables. Die zaten verspreid over de 13 landen in Europa waar Dorel toen met in touch aan de slag ging.

 

Op Congres Intranet 2014 deelde Marlou Kessels van Dorel Juvenile de belangrijkste tips op basis van de ervaringen van de intouchables.

 

Meer hierover

'Hoe krijg je de organisatie aan boord op het intranet? 11 tips van Dorel Juvenile Europe' (maart 2014)

 

5) Begin klein

Je hoeft het intranet niet per se meteen 'organisatiebreed uit te rollen'. Begin klein, bijvoorbeeld met een projectgroep (een onderzoek? De organisatie van een evenement?) of met twee afdelingen die veel samenwerken (sales en marketing?) of begin op functieniveau (alle managers van verschillende locaties?).

 

“Tijdens de pilot merkten we dat meer mensen toegang wilden tot het intranet,” vertelde Ilse van onze opdrachtgever Archipel Zorggroep.

 

En dat is precies wat er zo mooi is aan klein beginnen met het social intranet. Zorg samen voor de eerste kleine succesjes en vertel erover. Een deel van de organisatie raakt in die periode al vertrouwd met het intranet en kan het deel dat later volgt overtuigen, helpen en begeleiden.

 

Tijdens de pilot merkten we dat meer mensen toegang wilden tot het intranet.

 

Meer hierover
'Klein beginnen – en andere manieren om je intranet aanstekelijk te laten werken' (september 2014)

 

6) Promoot het intranet met een actie of campagne

Er is een nieuw intranet waar collega's allerlei vruchten van kunnnen plukken, dus ze mogen het weten.

 

Promoot het social intranet met een grappige actie of zelfs een hele campagne om collega's te verleiden om het eens te proberen of om bijvoorbeeld naar een training of inloopsessie te komen. (Hier kun je de hulp van de ambassadeurs natuurlijk goed bij gebruiken!)

 

Het zal zijn vruchten afwerpen: "Mensen gaan het intranet eerder gebruiken als ze zich bewust zijn van wat je er precies mee kan," vertelde Monica toen ze ons vertelde over haar ervaringen met het intranet van De L'Europe Amsterdam.

 

Meer hierover
'Het nieuwe intranet promoten? Dit is een mooi voorbeeld' (maart 2015)

 

7) Stem de content op het social intranet af op je collega's

Updates die je plaatst in je tijdlijn, nieuwsberichten, blogs, artikelen in groepen: Op het intranet plaats je verschillende soorten content. Stem die goed af op je collega's zodat ze makkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben en zodat ze weinig moeite hoeven te doen op de hoogte blijven.

 

Een paar maanden geleden organiseerden we voor onze opdrachtgevers een workshop van de Engelse intranetspecialist en tekstschrijver Wedge. Lees ook zijn praktische tips, en zijn opvallende uitspraken: “Het is niet erg als een collega je headline negeert.”

 

Meer hierover

'Hoe zet je content op je intranet effectief in? Essentiële tips van Wedge' (maart 2015)

 

8) Zet gericht communitymanagement op

Het is verstandig om een collega (of meerdere) verantwoordelijk te maken voor communitymanagement. Wat moet je dan doen?

 

Onze collega Kelly, die opdrachtgevers van Iris adviseert over de succesvolle inzet van community's op hun intranetten, had het op de vorige Gebruikersdag van Iris Intranet over een communityplan met daarin een duidelijk doel (wat gaan we met deze community doen?), een rolverdeling (wie is er lid en wie draagt wat bij?) en manieren om het doel te bereiken (bijvoorbeeld Working Out Loud).

 

Bij het bouwen van je community's is het goed om in te spelen op de volgende punten.

 

De Universiteit Twente en adviesbureaus Evolve en Involve vonden afgelopen jaar 6 factoren die bepalend zijn voor het succesvol aan de slag gaan met interne sociale media. Denk vanuit je collega's en sta stil bij...

 

1) De verwachte prestatieverbetering dankzij het platform

2) De verwachte inspanning, zowel qua gebruik als qua tijd

3) De bijdrage van activiteit aan de eigen reputatie

4) Waargenomen activiteit van collega's

5) Waargenomen activiteit van leidinggevenden

6) De mate waarin het al een norm is voor samenwerking

 

Als je je collega's dus kunt laten inzien wat zij eraan hebben om met het platform te werken en dat anderen er ook op actief zijn, vergroot je de kans dat ze aanhaken bij de community.

 

Meer hierover

'Handige tips voor community, content en functionaliteit: verslag van de Iris Intranet Gebruikersdag in mei' (juni 2015)

 

 

Working_Out_Loud 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9) Maak meer geluk mogelijk met Working Out Loud

“Fortune favors the prepared mind,” schijnt Louis Pasteur ooit te hebben gezegd. Soms moet je er inderdaad iets voor doen om geluk te hebben.

 

Wat voor geluk bedoelen we dan, als 't gaat om je werk? Nou – bijvoorbeeld dat je ontdekt dat ergens een collega zit die heel goed is in precies datgene waar jij een vraag over hebt. Of dat je ziet dat ze in een andere vestiging al een vergelijkbaar project hebben gedaan en je minder voorwerk hoeft te doen. Of dat je dankzij een discussie tussen verschillende collega's ineens op een gouden idee komt.

 

Dat kan allemaal gebeuren als mensen op het social intranet delen wat ze doen. Eerder schreven we over Working Out Loud en het gewin daarvan – en we moedigen het van harte aan. Lees ook het stuk van Simon Terry van Change Agents Worldwide over het creëren van de gewoonte om hardop te werken.

 

Wie weet profiteer je daardoor ook van deze 7 voordelen van kennisdeling, zoals meer efficiëntie, betere besluitvorming en meer innovatiekracht.

 

Meer hierover
'Wil je het verschil maken in je organisatie? Doe af en toe even dit' (augustus 2014)

'Kennisdeling als business driver: social intranet en de lerende organisatie' (juni 2015)

 

 

 

10) Speel verschillende rollen: leider, techneut, en meer

Het intranet promoten, conversaties op gang brengen, collega's erbij betrekken, trainingen geven, praten met het management, content beheren, hardop werken, analyseren, optimaliseren, successen vieren.

 

Duidelijk: er is nogal wat te doen om ervoor te zorgen dat het social intranet zijn vruchten gaat afwerpen. De intranetmanager van nu moet daarom verschillende petten kunnen opzetten. Je bent leider, techneut, en meer.

 

Zorg dat je het platform kent als je broekzak, dat je weet hoe je het relevant kunt maken voor collega's en hun dagelijkse werk, en dat je kunt vertellen hoe het intranet in dienst staat van de doelstellingen van je organisatie.

 

Meer hierover

'Wat je van The A-Team kunt leren als je een intranet gaat managen' (december 2014)

11) Ga voor de lange adem

“Soms zijn collega's verbaasd dat er nog zoveel werk in zit, maar ik blijf benadrukken dat het een groeimodel is,” vertelde Ilse van Archipel Zorggroep over hun intranet.

 

'Heb geduld' was de eerste van de 11 tips die Marlou van Dorel Juvenile gaf op Congres Intranet 2014.

 

“Ik zie steeds vaker nieuwe gezichten, maar het is duidelijk een langetermijnproject,” zei Nicole over het intranet van Hurks.

 

Er ontstaat meer onderlinge zichtbaarheid, een beter bewustzijn van wat er allemaal gaande is.

 

Het is duidelijk: ga niet uit van 'build it and they will come', maar ga voor de lange adem. Zoals we bij punt 1 zeiden - het nieuwe social intranet brengt een verandering met zich mee en collega's moeten er een tijdje aan wennen.

 

Geleidelijk wordt de organisatie slimmer

Als geleidelijk blijkt dat het werkt, zul je merken dat het makkelijker wordt en dat je inderdaad meerwaarde creëert met het intranet.

 

value_toetsenbord

 

 

 

 

 

 

 

 

Informatie wordt makkelijker vindbaar, samenwerking wordt flexibeler. Er ontstaat meer onderlinge zichtbaarheid, een beter bewustzijn van wat er allemaal gaande is, nieuwe connecties, misschien wel nieuwe ideeën. Gaandeweg ontstaat er een slimmere, flexibelere, continu lerende organisatie. Maar hou rekening met de aanloop.

 

Wat in elk geval al helpt, is werken met een uitnodigend platform. Iris won verschillende internationale prijzen voor haar gebruiksvriendelijkheid. Ook verkoos het publiek bij Social Now Europe haar tot één van de 'Top tools that would fit your organization'.

 

Ontdek hoe je met Iris Intranet nog slimmer kunt (samen)werken: kijk binnenkort live meeEn wil je tips als deze één keer per maand toegestuurd krijgen? Schrijf je in voor 'Succes met je intranet!'.

 

Infographic door Niek Scholten.

Afbeelding onderaan: GotCredit.

Deel dit artikel met andere geïnteresseerden op Twitter!

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan