Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Het intranet van SMO Breda: betere interne communicatie met medewerkers en cliënten

Er zijn niet veel social intranetten zoals dat van Stichting Maatschappelijke Opvang Breda. 'Mijn SMO Breda' is er voor zowel medewerkers als cliënten.

 

Monique Geurts en Eveline Horsmans van SMO Breda vertellen waarom het social intranet er kwam, hoe het bijdraagt aan betere interne communicatie (en meer), en wat belangrijk is om rekening mee te houden om goed aan de slag te gaan met een social intranet.

 

Stichting Maatschappelijke Opvang Breda is er voor mensen die in een kwetsbare sociale positie verkeren en ondersteunt ze op de weg terug naar een stabiel leven en zo volwaardig mogelijke deelname aan de samenleving.

 

intranet_smo_bredaScreenshot van Eveline's dashboard op Mijn SMO Breda.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De basis is de persoonlijke benadering

Het gaat dan om mensen die dak- of thuisloos zijn (of dreigen te raken) en die te maken hebben met complexe problemen. SMO Breda is er om te helpen en biedt huisvesting, een steunend sociaal netwerk, en gerichte dagbesteding. Een plek waar ze zichzelf kunnen zijn ondanks wat er aan de hand is.

 

Het uitgangspunt in alles wat SMO Breda doet is een respectvolle, persoonlijke benadering, afgestemd op de cliënt en de situatie waar hij of zij mee te maken heeft.

 

Waarom interne communicatie een verbeterpunt was

Daarom is het belangrijk dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn en blijven. Maar op een gegeven moment bleek dat communicatie werd gezien als een verbeterpunt.

 

“En dan vooral interne communicatie om mee te beginnen,” vertelt Monique Geurts, communicatiemanager bij SMO Breda.

 

"Toen hebben we een enquête verstuurd naar medewerkers om te vragen wat ze misten en hoe ze het opgelost wilden zien, tips, ideeën."

 

 

E-mailmoeheid en de verbinding tussen locaties

SMO gebruikte e-mail als belangrijkste kanaal, maar na een tijdje bleek dat niet meer effectief. Monique:

 

We merkten dat mensen e-mailmoe worden en dan niet meer alle informatie oppakken.

(Uitspraak tweeten?)

 

"Uit de enquête werd vooral duidelijk dat we daar iets aan moesten doen.”

 

“Er werden ook suggesties gedaan voor een intranet, met een smoelenboek, en het maken van de connectie tussen alle locaties. Mensen wisten niet wie er op een andere locatie werkte en het was tot dan toe moeilijk om een verbinding tot stand te brengen.”

 

“Intranet zou dan hét middel zijn. Daar hebben we toen de focus op gelegd. Zo is het idee eigenlijk vanuit de organisatie zelf ontstaan.”

 

En dat viel mooi samen met een andere ontwikkeling.

 

Een grote verandering voor de interne communicatie

Na een reorganisatie is SMO Breda in april dit jaar gaan werken met resultaatgerichte teams.

 

“Met de invoering van 'Verder door doen', ons nieuwe werkmodel, vond er een grote verschuiving in de organisatie plaats, met veel nieuwe functies.

 

“Er zijn nieuwe teams gevormd op speciale teamdagen. De meerderheid is in feite naar een nieuwe functie overgestapt, en dat vormt een grote verandering voor de interne communicatie,” vertelt Monique.

 

Sociaal intranet als vliegwiel voor een nieuwe manier van werken

“Wij zagen intranet als een heel geschikt middel om het werkmodel te introduceren en om de communicatie in de teams te ondersteunen. We hebben het intranet eigenlijk als vliegwiel gebruikt voor de nieuwe manier van werken.”

 

“Daarbij is het een groot voordeel dat je snel informatie op één plek wegzet waar iedereen toegang toe heeft, op elk moment. Dan weet je zeker: iedereen krijgt de juiste informatie, altijd up-to-date.

 

"Als je nu van vakantie terugkomt, hoef je niet meer eerst honderdtien e-mails weg te werken voordat je een belangrijke wijziging tegenkomt. Nu kun je op intranet kijken en heb je snel wat je nodig hebt."

 

 

Een kennisbank met een persoonlijk tintje

“Laatst kreeg ik de vraag: 'dat is toch veel te informeel voor het intranet?' Ik zei 'dat mag er juist op!'” vertelt Eveline Horsmans, medewerker communicatie en digitale middelen. “Er komt al steeds meer het besef dat het een persoonlijk tintje mag hebben. Dat zie je aan berichten van collega's die vertellen hoe ze hun nieuwe functie op een nieuwe locatie beleven. Dat is toch mooi?”

 

Het delen van ervaringen is inderdaad welkom, zegt Monique: “Wat we ook aan de enquête merkten, was de behoefte aan een soort kennisbank. Je hebt iets meegemaakt met een cliënt, je loopt ergens tegenaan, en je vraagt je af: 'hoe kunnen we dit nu aanpakken?' Dan is het fijn als er een plek is waar je met die vraag terecht kunt. Die rol moet het intranet gaan vervullen.”

 

En inderdaad: 'Mijn SMO Breda' wordt langzaam de norm. Eveline: “Op een gegeven moment kun je niet anders meer. Dan weet je waar je je documenten vandaan moet halen, waar je antwoorden kunt krijgen. En inmiddels is er altijd wat nieuws te zien, het blijft toenemen.”

 

“Collega's kennen waarschijnlijk Facebook, dus ze snappen dit.”

Het is voor veel organisaties een belangrijke afweging bij de overstap naar een social intranet: hoe zorgen we voor meer activiteit op het platform?

 

Op een gegeven moment hebben we gecommuniceerd dat we geen e-mails meer zouden sturen.

Deel het met je collega's op Twitter!

 

"en daarbij hebben we iedereen verzocht om alle vragen of meldingen voortaan op het intranet te plaatsen.”

 

“We hebben ook het kwaliteitshandboek op intranet gezet en ik ben zelf bij de huishoudelijke dienst langsgeweest om uit te leggen hoe het werkt. Die slag maken we ook. Het is leuk dat je nu ziet dat ze het gebruiken. Collega's kennen waarschijnlijk ook Facebook, dus ze snappen dit. Het is belangrijk om daar rekening mee te houden als je een intranet gaat selecteren” aldus Eveline.

 

Waarom koos SMO Breda voor Iris Intranet?

En die platformselectie kan een uitgebreid proces worden, weet ook SMO Breda. “Hoe meer partijen wij over de vloer kregen, hoe groter ons Programma van Eisen werd,” zegt Monique.

 

"Wat we prettig vonden aan Iris Intranet was met name de overzichtelijkheid, de duidelijkheid, en het social gedeelte met de tijdlijnen."

 

“Wat heel belangrijk was: tijdens alle brainstormsessies kwamen we op de vraag of er ook een intranet specifiek voor cliënten kon komen. En dan komt het gesprek op de privacy van cliënten, want die moet beschermd zijn. We hadden het dus eigenlijk over een dubbel intranet: één voor cliënten en één voor medewerkers, waarbij medewerkers ook op dat van de cliënten kunnen. Iris had daar een oplossing voor.”

 

De interactie tussen cliënten op het social intranet

“Het is mooi dat cliënten elkaar kunnen vinden op het intranet. Het versterkt de interactie die je tijdens groepsbijeenkomsten hebt,” zegt Eveline.

 

“Op het intranet gaat het bijvoorbeeld over de activiteiten waar ze zich voor kunnen aanmelden. En cliënten kunnen zelf ook artikelen indienen. Dat kan over van alles gaan, over dagelijkse dingen en hoe je ze het beste kunt aanpakken, en er zijn ook terugkerende items. Zo is er iemand die regelmatig een column schrijft.”

 

Het is mooi dat cliënten elkaar kunnen vinden op het intranet.

 

"Het versterkt de interactie die je tijdens groepsbijeenkomsten hebt,” zegt Eveline.

 

Een redactie met medewerkers en cliënten

“We hebben een 'redactie intranet', met zowel medewerkers als cliënten. Daarin bespreken we ook onderwerpen waar cliënten wel van horen maar ik niet. Zij hebben ook ideeën en die sturen ze dan naar mij en dan zet ik het op het intranet. Ze kunnen artikelen indienen, maar niet plaatsen.”

 

“We kunnen er dan eerst bij stilstaan of het slim is om te delen. Maar wat betreft updates of comments van cliënten hebben we eigenlijk nooit gedacht van 'dat kan niet', qua taalgebruik  bijvoorbeeld,” vertelt Eveline.

 

“Daar zou je huiverig voor kunnen zijn, maar dat gebeurt niet. Het is mooi dat mensen zelf al stilstaan bij hoe iets zal overkomen.

 

Bewust zijn van de fase waarin de organisatie zich bevindt

Wat zijn de plannen voor Mijn SMO Breda, de komende tijd?

 

“We willen natuurlijk nog meer collega's  en meer informatie er naartoe halen, maar ik denk dat je je ook bewust moet zijn van de fase waarin de organisatie zich bevindt. We zijn net met het nieuwe werkmodel gestart, alles is nog zijn plek aan het vinden,” vertelt Monique.

 

“Het is ook aan mentoren om bij groepsbijeenkomsten aandacht te steken in het intranet. Daar liggen foldertjes met korte handleidingen. Cliënten zien dat en hebben het er met de mentoren over. Zo komen er steeds meer bij.”

 

Wat de aandacht verdient in het gebruik van het intranet

In het gebruik van het intranet zijn er een paar dingen die aandacht verdienen, vertellen Monique en Eveline. Bijvoorbeeld de keuze of je een update op je eigen tijdlijn deelt met je volgers of met de hele organisatie, en of je een update deelt op je eigen tijdlijn of op die van een werkgroep.

 

“Wat betreft de groepen moeten we nog wel een stap maken, zodat de onderlinge communicatie daar belangrijker wordt en je het dan ook in specifieke groepen kunt terugvinden,” zegt Monique.

 

Eveline: “Het heeft tijd nodig. We moeten het intranet in elk geval blijven stimuleren, het moet als belangrijk worden gezien. Dat doen we ook samen met de redactie.”

 

Wat belangrijk is om goed te beginnen met het intranet

Hoe bereid je de komst van een nieuw social intranet goed voor? Monique en Eveline delen verschillende tips, bijvoorbeeld over het creëren van voldoende draagvlak. “Dat is heel belangrijk, dat je je doelgroep betrekt.” Deel deze tip op Twitter!

 

“Je zit al gauw op een hele andere manier te denken en te handelen dan je doelgroep,” zegt Monique. “Dan kan het gebeuren dat je onterechte aannames doet over wat het moet worden.”

 

Monique komt terug op de oriëntatiefase en het lijstje wensen en eisen dat groter werd. Ze benadrukt dat het belangrijk is om de knoop door te hakken en aan de slag te gaan: “Je kunt heel veel dingen willen maar op een gegeven moment moet iemand de beslissing nemen: 'dit wordt het'.”

 

Allebei benadrukken ze het belang van de lange adem, en van tactieken om het intranet verder onder de aandacht te brengen. Eveline haalt de aankondiging via e-mail aan, waar we het eerder over hadden. “Het is goed om op een gegeven moment af te spreken dat het voortaan allemaal via het intranet gaat, en dat te communiceren.”

 

“Zo gaat het van cliënt tot cliënt en dat is het mooiste.”

Monique benoemt nog een belangrijk aandachtspunt, ten slotte: goed stilstaan bij je doelgroep. “Soms ga je er makkelijk van uit dat iedereen toegang heeft tot internet en vaardig genoeg is om ermee om te gaan. Maar in onze doelgroep is dat soms anders.”

 

“Daar moeten we rekening mee houden. Ook is een deel van de doelgroep wat ouder. Dan moet een coach tijd vrijmaken om samen naar het intranet te kijken. Laatst was er ook een cliënt die zei 'dat wil ik wel doen'. Die brengt het gesprek op gang en laat het intranet aan anderen zien. Zo gaat het van cliënt tot cliënt en dat is het mooiste. Dus als je ziet hoeveel cliënten nu al op Mijn SMO Breda zitten: hartstikke goed.”

 

Iris is er trots op om op deze manier bij te mogen dragen aan het werk van SMO Breda. Ontdek meer over SMO Breda op hun website en volg @SMOBreda op Twitter.

 

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan