Instituut voor natuureducatie en duurzaamheid (IVN) lanceerde in december 2015 ‘Ons IVN’ en is inmiddels goed op weg. Evolve onderzocht namelijk hoe interne social media ervoor staan in Nederland, en IVN staat in de top-10 van organisaties die interne social media in de basis goed op orde hebben. Met Lude Mansens (Senior Communicatieadviseur) en Stephen Labib (Communicatiemedewerker) hebben we het over het succes van Ons IVN, waarom ze goed scoren, hoe struisvogels hen helpen met de lancering, uitdagingen en nog veel meer!
De missie van IVN is om de natuur weer terug te brengen in de harten van mensen. Doordat mensen geraakt worden door de schoonheid en de kwetsbaarheid van de natuur worden ze geïnspireerd om de natuur te beschermen en om zelf duurzaam te handelen. IVN is sterk lokaal verankerd. Dit geldt zowel voor de 170 afdelingen met ruim 23.000 leden en vrijwilligers als voor de beroepsorganisatie van 130 medewerkers die werken vanuit provinciale kantoren, 18 Nationale Parken en het Landelijk Bureau in Amsterdam.
“Lang voordat we met Iris Intranet begonnen te werken, hebben we een landelijke medewerkersdag gehad waarbij een spreker vertelde over Yammer als hét middel voor samenwerking binnen organisaties,” aldus Lude. “Zijn boodschap: gewoon morgen beginnen. De volgende dag werd onze bedrijfspagina aangemaakt, en gingen collega’s enthousiast aan de slag. Gedoemd te mislukken natuurlijk. Er waren geen doelen bepaald, en in plaats van samen sneller tot betere programma’s en projecten te komen werd het platform gebruikt voor persoonlijke PR. Totaal geen meerwaarde.”
Uit het medewerkertevredenheidsonderzoek bleek dat de afstand tussen collega’s onverminderd groot was, en dat er behoefte was aan duidelijkheid over organisatiedoelstellingen. In 2014 startte daarom een nieuw traject – dit keer met grondige voorbereiding.
In een startsessie met het MT is gekeken naar de rol die het platform speelt in het bereiken van de organisatiedoelstellingen en zijn doelen vastgesteld. Vervolgens zijn interviews gehouden met medewerkers (verschillende regio’s, verschillende functies) om wensen en eisen in kaart te brengen. Op basis van deze lijst zijn drie platformen geselecteerd. Iris Intranet kwam daarbij uit de bus als meest geschikte platform.
Het doel van het intranet in het kort: afstand tussen medewerkers verkleinen en de interactie vergroten. “Dat kun je met zo’n intranet heel goed ondervangen en faciliteren.”
En het gaat goed met Ons IVN.
Evolve is gespecialiseerd in de inzet van interne social media en zij doen tweejaarlijks een onderzoek naar het gebruik van interne social media in Nederland. Ook in 2016.
Voor het onderzoek hebben ze 117 organisaties benaderd, waarvan er 91 aangaven gebruik te maken van interne social media. Het doel: een beeld te geven van de huidige stand van zaken in Nederland.
Volgens Evolve’s maturity-model voor interne social media hebben ze per organisatie gekeken naar de invulling van vier randvoorwaarden: gebruik, doelmatigheid, organisatie en integratie in processen.
Het gecombineerde resultaat leidde tot de conclusie dat de inrichting van interne social media steeds professioneler wordt, maar dat de doelen vaak niet meetbaar zijn en dat interne social media nog te weinig onderdeel is van werkprocessen. Je vindt het volledige onderzoek hier.
Aan de hand van het onderzoek heeft Evolve een top 10 opgesteld van organisaties die goed op weg zijn met hun interne social media. IVN staat op plaats 8, tussen namen als KPN, Philips, Aegon, RIVM en de Provincie Zuid-Holland. Gaaf! Maar waarop is dat gebaseerd? Stephen en Lude laten zien hoe zij invulling geven aan de randvoorwaarden van Evolve's onderzoek.
Het is belangrijk om doelen te stellen voordat je start met je intranet. Net zo belangrijk is om KPI’s op te stellen voor die doelen, zodat je het meetbaar maakt. IVN heeft de volgende doelen en KPI’s opgesteld:
Vergroten cohesie en verbondenheid binnen de organisatie
Social maken van programma- en productontwikkeling
Makkelijker informatie en campagnes delen
Delen van tips, trucs en best practices
Verbeteren van de interne transparantie
Adoptie van het platform is een van de succesfactoren van het intranet. We zeggen het vaker, maar het was ook een groot onderdeel van het onderzoek van Evolve. Het is namelijk best schokkend dat slechts 2% van de organisaties aangeeft dat hun doelgroep daadwerkelijk actief is en participeert op het intranet.
Het is dan ook belangrijk om rond de oplevering van je intranet tijd in te ruimen voor instructie en begeleiding van je adoptiegroepen, management en ambassadeurs. Zo zijn Stephen en Lude alle regio’s langs geweest om trainingen te geven aan alle medewerkers. “Achteraf hebben we gevraagd wie er aan de slag wil als ambassadeur,” vertelt Stephen. “Daar zaten altijd wel een paar enthousiastelingen tussen die dat wel zagen zitten.”
Luisteren is de basis van alles.
“Door medewerkers te betrekken in alle fases van het traject, maak je ze onderdeel van de verandering. Dit vertaalt zich uiteindelijk door naar het gebruik," vertelt Lude. "Het is belangrijk elkaar scherp te houden het platform ook echt te blijven gebruiken. Dat betekent ook dat je afspraken maakt om bepaalde dingen niet meer te doen, bijvoorbeeld groepsmails sturen rond zaken die ook of beter via het platform gedeeld kunnen worden.”
Stephen: “Mensen hebben een bepaalde werkroutine en om dat te veranderen is best lastig. Ongeacht de gebruiksvriendelijkheid van een platform, blijft het toch een drempel die je moet overwinnen. Zo hoorden we vaak ‘moet ik dat er ook nog bij gaan doen?’ terwijl het uiteindelijk reuze meevalt en het juist tijdwinst oplevert. Daar moet je tactisch mee omgaan: triggeren. We doen dat bijvoorbeeld met P&O mailtjes: die worden voortaan alleen nog maar gepubliceerd op het intranet. Als mensen willen weten wat er speelt, dan moeten ze echt op het intranet zijn.”
Daarnaast draagt een leuke lanceringscampagne ook bij. Stephen: “We hebben alle standaard profielfoto’s veranderd in een struisvogel met zo’n rare glimlach. Met daaraan gekoppeld een actie: elke regio die ‘struisvogelvrij’ is, krijgt een lekkere taart.”
Dat werkte.
Van de vijf regio’s hebben er al twee een taart gekregen. Bij drie regio’s is het vaak nog één iemand die z’n foto moet veranderen: “Naming en shaming kan wel helpen!”
Het onderzoek van Evolve gaf aan dat het interne platform bij 60% van de respondenten bijdraagt aan de verbetering van de producten en diensten. En 57% van alle deelnemers zegt dat minder dan een kwart van hun medewerkers het platform daadwerkelijk nodig heeft voor het dagelijkse werk.
“Op het platform werken we samen aan projecten en campagnes. Ook met externen,” zegt Lude. “Doordat alles wat je vraagt en deelt meteen zichtbaar en vindbaar is voor collega’s wordt de kwaliteit van je werk hoger en werk je efficiënter. Als er straks een koppeling is met Office 365 is het bovendien niet meer nodig om documenten dubbel op te slaan, dat maakt het gebruik nog laagdrempeliger. Maargoed, ook dan blijft het belangrijk dat je het gebruik blijft aanjagen.’ “Qua activiteit is er nog wel wat te halen,” zegt Stephen. “Soms worden er belangrijke dingen nog via de mail gedeeld, maar dat is ook een transitiefase.”
Wel is het zo dat ze merken dat mensen meer meekrijgen: “Er is meer betrokkenheid onderling.” vertelt Lude. “Datzelfde willen we bereiken bij onze vrijwilligers in het land, die we komend najaar groepsgewijs gaan laten werken met Ons IVN.”
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur