Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Het intranet van De L'Europe Amsterdam: hard werken om de beste te zijn

"Het is een heel fijne plek om te werken, en tussendoor is het heerlijk om even de Promenade in te lopen. Dan voel je de rust, de luxe, de warmte die het hotel uitstraalt."

 

Dat zegt Michou Vreeswijk, die trots is op haar werk als Human Resources Manager bij De L'Europe Amsterdam: "Beter kon ik het niet treffen."


Sinds 2014 werkt het hotel met Iris Intranet. Michou en haar collega's Johannes, Estelita en Monica delen hun ervaringen. Over de stap van e-mail naar social intranet, een speciale widget met handige cijfers, meer inzicht hebben in wat er speelt, en meer.

 

Hotel_De_L'Europe_AmsterdamDe L'Europe Amsterdam 

 

Het prestigieuze hotel aan de Amstel hoort al ruim 25 jaar bij The Leading Hotels of the World. Daar werkt iedereen bij De L'Europe hard voor.

"Ons doel is om 'Beyond Expectations' te gaan voor onze gasten," vertelde Päivi Hagedoorn, director of Human Resources, ons vorig jaar. Dat begint al in de organisatie. Daarom streven we naar optimale interne communicatie. Iris gaat ons daarbij helpen."

Hoe gaat het met het intranet van De L'Europe?

Dat vertelde Päivi Hagedoorn, director of Human Resources bij De L'Europe Amsterdam, vorig jaar (lees ook het persbericht in Hospitality Management). In de tussentijd hebben de medewerkers het intranet LEUROPEDIA gedoopt. Het is nu een klein half jaar live: hoe gaat het?

 

Naast Michou spraken we ook Johannes van der Kooi, Banqueting Manager, Estelita Martens, Assistant to the General Manager, en Monica Gaastra, Administrative Sales Assistant en daarbij projectleider van het intranet.

De combinatie van social tools en bedrijfsinformatie

Monica studeerde bij De L'Europe af met een onderzoek naar interne communicatie, de rol van het nieuwe intranet dat er moest komen, en de verandering die dat met zich mee zou brengen. Na haar stage ging ze er fulltime aan de slag.

 

"Het is bijzonder dat zoiets dan ook wordt geïmplementeerd en dat we het goede systeem hebben gevonden. Wij werken hard om de beste te zijn; dan moet je werken met systemen die dat ook doen," zegt Monica.


Ze licht het belang van het design toe: "Vooral in de horeca heb je niet veel tijd, je moet meteen door. Het intranet moet dus heel laagdrempelig zijn."

"De combinatie van 'social' en informatief vind ik heel sterk. Als je een eenzijdig intranet hebt, waar je alleen maar op zendt, dan komen mensen niet zo gauw kijken."

De_L'Europe_Amsterdam_dashboardEen dashboard zoals je dat op LEUROPEDIA kunt instellen 

"Je moet jezelf aanleren om het daar te plaatsen."

Wat vindt Michou van het intranet? "Ik vind het heel handig. Alle informatie staat op LEUROPEDIA. Het is wel even wennen - je moet jezelf de gewoonte aanleren om het daar te plaatsen - maar dat heb je altijd met nieuwe dingen. Ik kijk inmiddels wel elke ochtend eerst wat er gepost is."

Dat ik met die widget snel kan zien hoeveel check-ins en check-outs er zijn, dat vind ik heel handig.


Ook haar collega Estelita Martens werkt dagelijks met het intranet: "In verschillende groepen, bijvoorbeeld die van het managementteam. Daar delen we informatie met elkaar. Sinds kort hebben we ook een ochtendmeeting en daarvan post ik dan elke dag de belangrijkste gegevens."


"Ik kijk ook veel wat andere afdelingen op LEUROPEDIA hebben gezet. Over bijvoorbeeld groepslijsten van gasten en evenementen die eraan komen."

Een speciale widget

Op het dashboard van LEUROPEDIA kunnen medewerkers allerlei widgets instellen, zoals de op maat gemaakte widget What's happening. Michou maakt er ook gebruik van: "Dat ik op een snelle manier kan zien hoeveel check-ins en check-outs er zijn, en wat de gemiddelde kamerprijs van de dag was, dat vind ik heel handig."

"Verder zie ik op mijn dashboard ook de cijfers van gisteren, ons bedrijfsnieuws, verjaardagen. Dat zijn widgets die ik dagelijks gebruik."

"Je weet meer van wat er speelt."

Michou is één van de vaste aanspreekpunten voor collega's die vragen hebben over LEUROPEDIA. Ze merkt dat het intranet voet aan de grond krijgt: "Wat leuk is om te zien, is dat collega's er steeds meer aan gewend raken. Er zijn steeds meer mensen die iets liken of iets plaatsen. Het vaste groepje is aan het groeien."

Waar gebruikt ze het intranet zelf voor? "Ik post interne vacatures, ik update de SOP's (Standard Operating Procedures) namens HR, en ik vind het leuk om te kijken wat er gaande is op de tijdlijn," vertelt Michou.

"Dan zie je updates vanaf het terras, of zie je bijvoorbeeld een groepsfoto van de technische dienst bij een training die ze gevolgd hebben. Je weet meer van wat er speelt."

"Voor mij is de Daily het belangrijkst," vertelt Johannes van der Kooi. "Daarin zie je wat er die dag allemaal plaatsvindt: de aankomst van VIP's, de partijen die er die dag zijn inclusief alle details, gasten die het hotel komen bekijken voor een eventuele boeking, dergelijke informatie."

De uitdaging van het social intranet

"Ik vind het een goed hulpmiddel, maar het is wel een tool waar meer medewerkers actief op moeten zijnwil het echt zijn vruchten afwerpen. Ik denk dat nu zo'n 30% van onze collega's het gebruikt," zegt Johannes.

Als Banqueting Manager stuurt hij een belangrijk deel van het operationeel personeel aan bij De L'Europe Amsterdam. "Het is een uitdaging om het nut en de noodzaak van LEUROPEDIA voor iedereen duidelijk te maken."

Als een medewerker niets deelt op het intranet, wil dat niet zeggen dat hij of zij er niets aan heeft.


Michou: "Binnen een bedrijf waar eigenlijk het grootste deel niet met een computer werkzaam is, is dat best een kwestie natuurlijk. Dat laagdrempelige, dat het intranet makkelijk is om mee te werken, dat is dan ook heel belangrijk. Maar ook de operationele medewerkers zie ik al op LEUROPEDIA. Bij HR vinden we dat heel mooi om te zien."

"Ik zie ook weleens dingen vanuit de keuken voorbij komen op het intranet,” bevestigt Estelita. “Voor mijn gevoel wordt er nog niet veel gebruik van gemaakt, maar ik geloof dat we de goede kant op gaan."

 

24/7 kunnen zien wat er speelt

Een aantal operationele medewerkers heeft geen e-mailadres van het hotel. Monica: "Je wil die collega's ook op de hoogte kunnen stellen. Dat is heel belangrijk, daar is het intranet ook voor."

Dat bewustzijn van wat andere afdelingen doen, dat is heel waardevol.

Als een medewerker niets deelt op het intranet, wil dat niet zeggen dat hij of zij er niets aan heeft, benadrukt Monica. "Er zijn ook collega's die het alleen lezen en er verder niet merkbaar iets mee doen. Dat is ook prima – ze hebben het gezien. Dat bewustzijn van wat andere afdelingen doen, dat is heel waardevol."


"Ik werk alleen doordeweeks, maar het gaat hier tijdens het weekend natuurlijk door. Daar krijg ik nu ook van alles van mee: hoe het gaat op het terras, de omzet die er is gedraaid. Je kunt daar nu 24/7 een goed beeld van krijgen."

De overstap van e-mail naar social intranet

Monica: "We willen een minder volle inbox en meer toegankelijke informatie. Het wordt al wat beter, maar dat kost tijd."

 

"Ik vind de overstap van e-mail naar intranet wel goed," zegt Estelita. "Nu kun je ook makkelijker terugvinden wat er een tijdje geleden is gebeurd en wat er is geschreven, dat vind ik wel prettig."

 

Johannes: "Nu sturen we wel nog e-mails om aan te kondigen dat er op LEUROPEDIA een nieuwe Daily staat. Dat is in feite extra werk. Als er meer collega's gebruik gaan maken van het intranet, willen we met die mails gaan stoppen."

 

Hetzelfde geldt voor protocolwijzigingen. "Stel, we gaan nu een protocol wijzigen en we vertellen dat alleen op het intranet. Als iemand zich er dan niet aan houdt, kun je diegene daar niet echt op aanspreken. Nu nog niet. Over één, twee jaar is dat misschien wel normaal."

 

"We moeten elkaar daar een beetje in sturen."

Over andere e-mails vertelt Estelita: "Daar moeten we elkaar een beetje in sturen. Soms krijg ik een mail waarvan ik denk 'dat had je beter op het intranet kunnen zetten'. Veel belangrijke rapporten kun je er wel al vinden, maar er is nog meer dat naar LEUROPEDIA toe moet."

 

Mensen gaan het intranet eerder gebruiken als ze zich bewust zijn van wat je er precies mee kan.

 

"Af en toe bekijk ik het intranet ook wel op mijn telefoon. Ik vind dat vooral handig voor medewerkers in de keuken of in de bediening."

Het intranet in beeld via narrowcasting

Die collega's hebben vaak weinig tijd om op LEUROPEDIA te kijken. Binnenkort is informatie van het intranet daarom dankzij narrowcasting te zien op een scherm in de kantine. "Zodat iedereen op de hoogte is. Je krijgt de belangrijke cijfers te zien, maar ook de jarigen,” vertelt Estelita.

"Als je niet vaak op het intranet kunt kijken, weet je dan toch wat daar te zien is."

 

Trainingen als belangrijke opfrisser

Wat zijn de plannen voor de nabije toekomst, behalve de narrowcasting? Monica: "We hebben nu trainingen voor bijvoorbeeld het middenmanagement op de planning staan. Dat is een groep die heel belangrijk is, vanwege het contact met zowel het management als de werkvloer."

Monica geeft aan dat die trainingen dienen als een belangrijke opfrisser. "Je merkt dat mensen hetintranet eerder gaan gebruiken als ze zich bewust zijn van wat je er allemaal precies mee kan. Dat bleek ook bij onze testgroep, die nog steeds heel actief is."

 

de_leurope_logo 

 

 

 

 

 

 

 

Iris is trots op de samenwerking met De L'Europe Amsterdam. Ontdek meer over het mooie hotel op de website of bijvoorbeeld op Facebook of Instagram. En wil je reageren op dit artikel? Dat kan op Twitter en LinkedIn.

 

Deel dit artikel op Twitter

Kies een tweet:

"Dat bewustzijn van wat andere afdelingen doen, dat is heel waardevol." 

De overstap van e-mail naar social intranet: minder volle inbox, meer toegankelijke informatie

De ervaringen van De L'Europe Amsterdam met hun social intranet

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan