Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Het intranet van Archipel Zorggroep: verandering, zelfsturende teams en Jet & Net

23 februari 2015

“Het is misschien niet wat je vaak hoort, maar we hadden geen uitgebreid plan.”

Archipel Zorggroep is een grote zorgorganisatie die op 12 locaties in Eindhoven en omgeving diensten verleent in zorg, welzijn en wonen.

Sinds september 2014 werkt Archipel met Archinet, hun Iris. Ilse van Leuken, adviseur marketing en communicatie bij Archipel, vertelt over het doel van het intranet, de vlucht die het nam, wat er nog onwennig is, en wat Archinet in de toekomst moet doen.

Community's voor zelfsturende teams

Bij Archipel Zorggroep, waar vooropstaat dat de cliënt de regie over zijn of haar leven behoudt, werken ruim 2000 mensen.

Archipel gaat over op zelfsturende teams. Daarom besloot het managementteam afgelopen jaar dat er nieuwe online community's moesten komen. Intussen had de leverancier van hun intranet besloten om het product uit te faseren.

Daarom ging Archipel Zorggroep op zoek naar een nieuw samenwerkingsplatform.

 

"Dat had meteen al meerwaarde."

"Dat was in juni. Toen hebben we onder andere Iris gezien," vertelt Ilse.

"We waren al snel overtuigd van de gebruiksvriendelijkheid tijdens de eerste demonstratie. En de koppeling met iProva, de softwaresuite van Infoland, was al gefaciliteerd, dus dat had al meteen grote meerwaarde. Dan hoef je je daar geen zorgen meer over te maken."

 

Proefdraaien op twee locaties

In september mocht Iris proefdraaien bij Archipel en werd ze Archinet gedoopt.

Op de locatie Ekelhof en in het dienstencentrum – waar je bijvoorbeeld communicatie, HR en financiën vindt - gingen medewerkers aan de slag met de online samenwerking via Archinet. "Zo krijg je er een heel goed beeld van."

"Tijdens de proef merkten we dat meer mensen toegang wilden tot Archinet, waarschijnlijk omdat het dienstencentrum veel samenwerkt met andere locaties. Toen hebben we bij iedereen op het bureaublad een snelkoppeling geplaatst en Archinet voor iedereen beschikbaar gesteld."

 

Promotie, toelichting en key users

Voor de collega's van de Ekelhof en het dienstencentrum hadden Ilse en haar collega van communicatie al trainingen en spreekuren georganiseerd. Toen daarna ook alle andere collega's op Archinet konden en elkaar organisatiebreed konden opzoeken, had niet iedereen al een training gehad.

 

Je hebt niet helemaal de regie, zeker niet met zoveel mensen.

 

"Omdat we toen de sluizen open hebben gezet, heb je niet helemaal de regie, zeker niet met zoveel mensen. Maar als we eerst iedereen hadden moeten voorlichten, waren we een half jaar verder geweest."

"Dat ging even een eigen leven leiden. Intussen waren er wel presentaties voor de MT's van de verschillende onderdelen van Archipel, en er werden key users per locatie gekozen. Daarbij keken we wie er al meteen geïnteresseerd was om op deze manier te gaan werken."

 

"Toen nam het een grote vlucht."

Naast de trainingen en presentaties zette Archipel ook flyers, handleidingen en video's in. Ook kwam van een collega het idee om Archinet op een ludieke manier te promoten.

 

"We hebben een gesprek over Archinet gefilmd, zoals je dat op de werkvloer zou kunnen horen. Een gesprek tussen Jet & Net, met een knipoog natuurlijk."

 

"De activiteit op het intranet nam een grote vlucht. Collega's meldden zich niet alleen aan, maar werden ook lid van groepen en maken ook zelf allerlei nieuwe groepen aan."

 

Waardering delen met collega's

Communitymanagement is belangrijk om discussies op gang te brengen en aan de gang te houden. Ilse vertelt dat ze bijvoorbeeld reageert op een statusupdate als ze kan helpen, en dat ze posts plaatst waaruit waardering voor het werk uit blijkt.

 

"Bijvoorbeeld waarderingen op Zorgkaart Nederland, voor de collega's op de locatie waar 't dan om gaat. Dat is mooi om te delen."

 

"Verder is heel actief communitymanagement nu niet nodig. Ik heb ook nog niet de tijd om het helemaal in beeld te krijgen met zoveel groepen. De prioriteit ligt nu bij de presentaties voor teams die dat nog niet hebben gehad."

 

De duizendste aanmelding en mond-tot-mondreclame

In december meldde een collega zich als 1000e aan op Archinet.

 

Gelukkig delen mensen hun enthousiasme en leggen zij aan anderen de meerwaarde van het intranet uit. Dat werkt beter dan alleen onze uitleg.


"Dus dat gaat best goed. Sommigen zitten niet te wachten op iets nieuws en werken om Archinet heen, maar anderen gaan vol enthousiasme aan de slag. Gelukkig zie je die mensen hun enthousiasme delen en leggen zij aan anderen de meerwaarde ervan uit. Dat werkt beter dan alleen onze uitleg op zich."

 

"Tot januari was het oude intranet nog beschikbaar. Bepaalde formulieren die je altijd wel nodig hebt, zoals 'Start zorg', stonden daar ook nog. Dan merk je dat mensen hun vaste paden bewandelen, gewoontes hebben. Die moeten we nu begeleiden."

 

Toegevoegde waarde laten zien

Om ook die collega's te helpen bij de stap naar het nieuwe intranet, komen er nieuwe trainingen om uit te leggen hoe makkelijk Archinet toegang biedt tot Archidoc, de iProva-suite van Archinet, en om de toegevoegde waarde van de werkgroepen te laten zien.

 

Voor elke locatie van Archipel is er een eigen groep op het intranet. Ook elk zelfsturend team heeft een eigen groep.

 

"Discussies in de groepen kunnen de teammails gaan vervangen. En de privéberichtfunctie kan handig zijn nu de teams zelf direct met de directeur moeten schakelen," vertelt Ilse.

 

"Het is misschien niet wat je vaak hoort."

"Het zijn allemaal nieuwe manieren van communiceren voor onze organisatie. Daarom is het nog een kwestie van aftasten, maar we hebben nu de oplossingen die aansluiten op waar we mee bezig zijn."

 

"In juni deden we het eerste verkennende werk, in september moest er iets staan voor de zelfsturende teams. Het is misschien niet wat je vaak hoort, maar we hadden geen uitgebreid plan. Met zo'n strakke deadline was dat geen haalbare kaart. Dan stoot je natuurlijk ook een keer je neus, maar als we alles van tevoren hadden moeten doorlichten, waren we nog niet begonnen."

 

Efficiënt, leuk en makkelijk

In de toekomst moet Archinet standaard meteen in beeld komen, met op het dashboard widgets met alle relevante tools, met nog meer relevante informatie.

 

Ilse: "Zodat je meteen je salarisstrookje kunt inzien of je rooster kunt aanpassen. Het idee is immers dat je info uit applicaties haalt zonder dat je nog extra naartoe moet, en dat je straks niet meer om het intranet heen kunt. Efficiënt, leuk, makkelijk, dat moet het zijn."

 

"Je merkt dat de organisatie al kleiner voelt, zeg maar. Mensen kunnen zich met collega's verbinden, ook over de muren van locaties heen, op functieniveau, interesseniveau – ik vind het heel mooi werken."

 

Ik blijf benadrukken dat het een groeimodel is.

 

Intussen gaan Ilse en haar collega van communicatie verder met trainen en voorlichten. "Maar als je ziet wat we al bereikt hebben, mogen we in onze handjes wrijven."

 

Het intranet is een langetermijnproject, vertelt Ilse. "Soms zijn collega's verbaasd dat er nog zoveel werk in zit, maar ik blijf benadrukken dat het een groeimodel is waar we ook komend jaar nog constant aandacht aan moeten schenken."

 

Deel dit artikel meteen op Twitter

 

archipel_logo

 

Archipel Zorggroep is er voor zorg, welzijn en wonen. In Eindhoven, Son en Breugel, Best en Nuenen. Ontdek meer op de website. Zelf zien wat Iris voor jullie kan betekenen? Kijk binnenkort mee naar een gratis webinar.

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan