Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Het intranet van Antes: de vliegende start en de verbinding na de fusie

Een social intranet kan voor de nodige ondersteuning zorgen als verschillende organisaties bij elkaar komen. Dat weet ook de Antes Groep.

 

Antes is een fusie van de zorgondernemingen Bouman GGZ, Sprink, Youz en Delta Psychiatrisch Centrum. Om de merken bij elkaar te brengen en de medewerkers met elkaar te verbinden, ging Antes in januari 2015 aan de slag met Iris Intranet.

 

Wat zijn hun ervaringen met Iris? Marieke Wijnbergen van Antes vertelt over de implementatie, contentmigratie, hoe collega's volop updates delen, en meer. Ook geeft ze een belangrijke tip om je intranet relevant te maken voor je collega's.

 

Antes_dashboardHet persoonlijke dashboard van Marieke op de Iris van Antes 

  

De zorgondernemingen van Antes staan voor een breed aanbod in de geestelijke gezondheidszorg, van hulp bij lichte psychische klachten tot specialistische behandeling bij verslavingen en acute hulp in crisissituaties.

 

Waarom er een nieuw intranet moest komen en waar het aan moest voldoen

"De oude intranetten die we nog hadden voor Bouman en Delta waren er alleen om te zenden. Daar gingen we niet mee verder," vertelt Marieke.

 

"Met de fusie is het goed om de verbinding te leggen tussen de medewerkers. Je kent elkaar nog niet en je zit op tientallen verschillende locaties. Nu kun je elkaar makkelijker vinden en weet je beter wat er ergens anders allemaal gebeurt."

 

Je hoort vaak dat medewerkers de interne sociale media niet gaan gebruiken, maar bij ons is dat totaal niet zo.

(Delen op Twitter?)

 

Antes had vijf eigenschappen in kaart gebracht die ze terug wilden zien in het nieuwe intranet: het...

 

1) is gebruiksvriendelijk

2) faciliteert samenwerking en interactie

3) is een toekomstbestendig product

4) kan koppelen met andere systemen

5) is snel te implementeren

 

"We wilden graag dat het er begin januari zou staan om het tijdens de nieuwjaarsreceptie te lanceren," vertelt Marieke. Dat lukte: met een druk op de knop was de lancering van hun Iris begin januari een feit.

 

"Het was een kort traject. Het voordeel is ook dat Iris er als startpakket snel staat, je kunt snel gaan inrichten. Dat is het voordeel als je niet zelf iets gaat ontwerpen en ook niet met allerlei mensen moet praten om te kijken of het goed is."

 

Goed aan de slag met het social intranet: 4 stappen

Om de introductie van Iris in de organisatie goed aan te pakken, werd besloten om deze vier stappen te volgen:

 

1) Het inrichten van het intranet

2) Het uitfaseren van de oude intranetten

3) Per menu-onderdeel beheerders selecteren en trainen

4) Het gebruik van de social tools doorontwikkelen

 

Marieke: "Toen Iris live ging, hebben we op de oude intranetten gezet dat die niet meer werden bijgewerkt. Af en toe hebben we nog wel linkjes naar de oude intranetten geplaatst als bepaalde informatie nog niet overgezet was."

 

Voor het nieuwe intranet hebben we een groep samengesteld met collega's die verantwoordelijk zijn voor een specifiek onderwerp.

 

"Zo hebben we de oude intranetten langzaam uitgefaseerd. Dat bleek een goede zet, want veel collega's gingen daar toch nog kijken. Intussen leerden ze Iris wel kennen omdat ze de startpagina is."

 

Contentmigratie: 25 eigenaren van onderwerpen

"Veel informatie op de oude intranetten leek niet actueel meer. Van sommige stukken wisten we zelfs niet meer van wie het was. Er bleek inderdaad een heleboel niet meer van toepassing te zijn."

 

"Voor het nieuwe intranet hebben we een groep samengesteld met collega's die verantwoordelijk zijn voor een specifiek onderwerp. We hebben een menustructuur gemaakt en per onderdeel gekeken bij wie dat thuishoort."

 

"Het is een groep met ongeveer 25 collega's geworden. Samen dekken die alle onderwerpen bij Antes wel. Niet alleen specialisaties, maar bijvoorbeeld ook de Ondernemingsraad en de zorgregistraties."

 

De 25 collega's werden verdeeld in drie groepen die allemaal een training kregen. "Toen hebben we ze uitgelegd hoe Iris werkt. Een uur per training was genoeg."

 

Wie beheert het intranet?

Het beheer van het intranet is in handen van de afdeling Communicatie. Marieke werd betrokken bij de inrichting en implementatie omdat zij bij Antes onder andere verantwoordelijk is voor de websites.

 

"Op basis daarvan kreeg ik de vraag of ik het intranet wilde inrichten, want als je weet hoe je 'externe bezoekers' moet bedienen, dan kun je je ook inleven in het gedrag van collega's op een intern platform."

 

"Er zijn ook wel verschillen. Bijvoorbeeld dat je op het intranet soms niet wil dat collega's doorklikken, zoals Wedge zei bij de workshop. Op een website is dat natuurlijk vaak wel zo."

 

Werken met social tools: gewoon aftasten

Sommige organisaties kiezen ervoor om eerst de basis van het intranet te lanceren en gaandeweg de samenwerking via de social tools te introduceren, maar Antes begon er meteen mee. "Met het idee van: laten we gewoon aftasten hoe het gaat. We hadden geen specifieke cijfers in gedachten, zoals aantallen groepen of zoveel likes. Uiteindelijk moeten mensen er eerst zelf enthousiast over worden."

 

Een bestuurder blogt bijvoorbeeld over waar hij mee bezig is en waarom we in het nieuws komen.

 

"Je hoort vaak dat medewerkers social niet gaan gebruiken, maar bij ons is dat totaal niet zo. De mensen weten elkaar te vinden, het loopt nu goed."

 

Updates delen met volgers of met iedereen

Als je een bericht plaatst in Iris Intranet, kun je ervoor kiezen om dat te delen met de mensen die jou volgen, om het te delen met een werkgroep waar je lid van bent, of om het te delen met iedereen.

 

"Wat wel een punt is, is dat we met zo'n 2000 mensen zijn, en dat iedereen nu kiest voor 'Delen met iedereen'. We hebben liever dat mensen elkaar gaan volgen en dan hun updates specifiek delen met hun volgers."

 

"Dan worden de groepen ook belangrijker. Bijvoorbeeld de collega's die veel over recruitment posten, die doen dat nu nog niet in een specifieke groep. Het zou prettig zijn als we dat straks meer stroomlijnen en je in de tijdlijn vooral ziet wat relevant is voor jou. In elk geval raken de verschillende merken en de medewerkers met elkaar verbonden."

 

De activiteit in cijfers

Marieke vertelde het verhaal van Antes en hun Iris op Het Noordelijk Intranetsymposium 2015 in Groningen en deelde daar ook de cijfers: tot dat moment waren er zo'n...

 

– 700 tijdlijnberichten geplaatst

– 1200 reacties geplaatst

– 1400 likes uitgedeeld

– 33 groepen aangemaakt

 

Er wordt ook geblogd door een bestuurder van Antes. "Hij vertelt bijvoorbeeld waar hij mee bezig is of waarom we met bepaalde onderwerpen in het nieuws komen."

 

Het is belangrijk dat je gewoon aan de slag gaat. Ik denk dat het goed is dat je daarbij niet zo vasthoudt aan cijfers die je voor ogen hebt.

(Delen op Twitter?)

 

Al met al een vliegende start als je het Iris vraagt. Marieke is er nuchter in: "Het is net hoe je het bekijkt, want met 2000 collega's betekent het ook dat veel mensen níet posten. Maar dat geeft niet, dat heb je altijd. Dit kunnen we verder uitbouwen."

 

De nabije toekomst van het intranet

Over uitbouwen gesproken: wat zijn de plannen voor de nabije toekomst?

 

"De laatste tijd ging er eerst veel aandacht naar de livegang van een nieuw documentmanagementsysteem. Nu zijn we bezig met het uitbouwen van de social activiteit. En straks willen we het intranet nog beter laten aansluiten op de belangrijkste werkprocessen."

 

Bruikbare tips voor intranetmanagers

"Het is belangrijk dat je gewoon aan de slag gaat," benadrukt Marieke. "Ik denk dat het goed is dat je daarbij niet zo vasthoudt aan cijfers die je voor ogen hebt, maar dat je vooral kijkt hoe je het gebruik kunt stimuleren."

 

"Geef medewerkers op het intranet ook ruimte om leuke dingen te doen waar ze zelf iets aan hebben. Bij ons zie je dat aan de marktplaats. Dat maakt het interesssanter voor veel collega's om eens op het intranet te gaan kijken."

 

Antes_logo 

 

 

 

Iris is trots om voor Antes te werken. Maak op antesgroep.nl verder kennis met Antes en hun werk in de verslavingspsychiatrie, psychiatrie en mentale gezondheid.

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan