Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

Handige tips voor community, content en functionaliteit: verslag van de Iris Intranet Gebruikersdag in mei 2015

"Everybody wants to build an intranet, nobody wants to maintain it."

 

Dat zei Gerry McGovern laatst tijdens Intranet Now. Goed dat ie dat benadrukt, want juist dat 'onderhoud' is nodig om ervoor te zorgen dat je intranet bijdraagt aan je doelen. Daarom organiseren we Gebruikersdagen, om ervaringen te delen en tips uit te wisselen. Op 21 mei vond er weer eentje plaats.

 

presentatie_rick  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In het inspirerende 'In De Ruimte' in Utrecht bespraken we bijvoorbeeld wat je kunt doen zodat collega's het intranet gaan gebruiken, hoe je communitymanagement kunt inzetten, hoe je content afstemt op je collega's, en kozen we samen met de aanwezige opdrachtgevers van Iris een nieuwe feature.

 

 

Een leuk idee, meegenomen uit Kopenhagen

Tijdens zijn welkomstwoord deelde onze strateeg Arthur Turksma onder meer wat hij heeft opgestoken tijdens Social Now in Amsterdam, Congres Intranet in Utrecht ('De organisatie als netwerk') en IntraTeam in Kopenhagen, waar hij een mooi idee kreeg van David Gurteen, een van de andere sprekers.

 

Dat idee was om een knowledge café te organiseren tijdens deze Gebruikersdag. Een paar van de dingen die kenmerkend zijn aan een knowledge café zijn dat niks moet (alles mag), dat je er geen verslag van legt en dat je niet definieert wat je eruit wilt halen – dat komt gaandeweg aan het licht.

 

Het intranet mag een naam hebben

Wat je wel vaststelt is een onderwerp. Dat was de betrokkenheid van je collega's bij het intranet. Daar hadden we 't over in 3 rondes van elk 20 minuten, elke ronde met andere groepjes. Onderwerpen die de revu passeerden waren bijvoorbeeld het opzetten van community's, de betrokkenheid van managers en leidinggevenden, en de branding van je intranet – geef je het wel/niet een eigen naam?

 

Een mooi voorbeeld van die laatste twee punten komt van Treant Zorggroep. Een lid van de Raad van Bestuur bedacht de naam van hun nieuwe intranet: intreant. Inderdaad, een anagram - goeie vondst! Een leuke naam en betrokkenheid van een bestuurder: heel mooi.

 

Zet het op Twitter: 'Het intranet mag een naam hebben'

 

Gebruikersdag_2015_lunchEn toen was het pauze! 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gebruikersdag_2015_lunch_2 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De ontwikkeling van Iris Intranet en de ideeën van onze opdrachtgevers

Vervolgens was er net als tijdens de vorige Gebruikersdag een presentatie van onze intranetarchitect Rick Cuijpers waarin hij de technische ontwikkeling van Iris Intranet bespreekt.

 

Het gaat daarbij vooral om het verbeteren van wat er al is. Nog laagdrempeliger, gebruiksvriendelijker – zodat je er nog prettiger en sneller mee kunt werken. in plaats van het zomaar toevoegen van nieuwe dingen: “We blijven waken voor nieuwe features.”

 

Maar ondanks dat principe van 'less is more' kijken we graag wat onze opdrachtgevers graag nog in het intranet zouden willen. We hebben samen de meest aangevraagde features besproken en daarna beslisten we samen met de aanwezige opdrachtgevers welke het eerst ontwikkeld wordt.

 

De keuze viel op de groepenwidget: een blok dat je op je dashboard kunt plaatsen, waarin je kunt zien wat er momenteel gaande is in de werkgroepen op het intranet.

 

 

Gebruikersdag_2015_OudegrachtDe Oudegracht in Utrecht, waar je In De Ruimte vindt. Foto door Esmé van BV Zorg, dat binnenkort begint met hun Iris Intranet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Even opfrissen: de functionaliteiten in Iris Intranet 2.5

Na Ricks bespreking van de features gingen we weer verder in kleine groepjes voor drie workshops. Onze collega Tim vertelde over functionaliteiten, Kelly over community's en zelf mocht ik een poging doen om net zulke bruikbare tips over content te geven als Wedge een tijdje terug.

 

Tim besprak de functionaliteiten die in Iris Intranet 2.5 zijn geïntroduceerd of zijn aangepast. Onder andere de hightlightwidget, waarmee je een specifieke pagina in het intranet mooi beeldend kunt uitlichten op het dashboard van je collega's.

 

En kleinere maar ook belangrijke dingen, zoals hoe je zichtbaar kunt maken wie een pagina, nieuwsbericht of agenda-item als laatst heeft aangepast, en hoe je de 'dit is niet oké'-functie kunt instellen voor de zeldzame gevallen dat er een ongepaste update of ongepaste reactie op het intranet wordt geplaatst.

 

(Als je benieuwd bent hoe Iris werkt, kijk dan binnenkort live mee, als we in een half uurtje bespreken hoe het intranet je in staat stelt nog slimmer te werken.)

 

Content: collega's aan boord krijgen en efficiënt informeren

Verhuis populaire content naar het intranet – zoals de best gelezen rubriek van je interne nieuwsbrief – of doe datzelfde met content die onmisbaar is voor collega's om hun werk mee te doen.

 

Dat is een tip van Virpi Oinonen (zie haar presentatie hieronder) voor als je begint met je intranet, om er meteen een belangrijke plek van te maken. Iets bekends in iets nieuws, dat geeft een goede reden om er te gaan kijken (zoals ook systeemintegraties dat kunnen zijn omdat je dan informatie toegankelijker maakt).

 

Hoe ga je verder slim om met de statusupdates, blogs, nieuwsberichten, algemene pagina's?

 

 

 

Zet het op Twitter: 'Interne content: collega's aan boord krijgen op het intranet - en ze efficiënt informeren'

 

Interne SEO en zakmesteksten

Een belangrijke tip was 'een soort interne SEO' (Search Engine Optimization): denken aan de vindbaarheid van je teksten door bewust om te gaan met de bewoordingen die je gebruikt. Ze kunnen zomaar later waardevol blijken voor een collega die informatie zoekt.

 

Ook hebben we het gehad over 'zakmesteksten'. Dat zijn de eerste 140 tekens van je updates op je tijdlijn en in de werkgroepen, want die eerste 140 tekens duiken als preview op in het Zwitsers Zakmes in Iris Intranet. Maak daar duidelijk waar je update over gaat, zodat collega's meteen weten of het belangrijk is voor hun – en dus, of ze 'm volledig moeten gaan lezen of niet.

 

Verder raadde ik onder andere aan om in een 'gespreksachtige toon' te schrijven. Het is aangetoond dat dat zorgt voor meer betrokkenheid en voor betere verwerking van de informatie. Bovendien, zoals Wedge zei, schrijf je niet alleen voor de baas, maar vooral ook voor de rest van je collega's.

 

Gebruikersdag_2015_Workshop_Kelly 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Community's activeren en conversaties op gang brengen

Het intranet wordt natuurlijk pas waardevol als het gebruikt wordt. Hoe zorg je dat collega's actief worden op het platform en het goed gebruiken?

 

Kelly vertelde hoe je een communityplan kunt opstellen en hoe je daarbij de 'wie, wat en hoe' aanpakt.

 

Wie is de wie? Eigenlijk communitymanager(s), maar, zegt Kelly: "Dat is een dagtaak, en meestal zit je niet in de luxepositie dat je dat fulltime kunt doen. Om toch de benodigde tijd in de community te steken, kun je gaan werken met een groep ambassadeurs."

 

Zet het op Twitter: 'Het plan voor je interne community: wie, wat en hoe'

 

Wat is het doel - en wanneer is het bereikt?

"In die groep kun je mensen betrekken uit verschillende delen van de gehele organisatie. Leidinggevenden, mensen van de werkvloer – wie er maar enthousiast is over deze manier van werken."

 

En wat ga je dan doen? Kelly benadrukt dat het belangrijk is dat een community een duidelijk, gedeeld doel heeft, en dat je afspreekt wanneer dat doel bereikt is. 100% 'gebruikersadoptie' is vaak niet nodig. En wil je wel de hele organisatie op het intranet aan de slag laten gaan, dan kan het slim zijn om klein te beginnen.

 

Hardop werken, collega's betrekken en de gewoonte creëren

Wat betreft de vraag 'Hoe?' raadt Kelly verschillende dingen aan. Zoals Working Out Loud, met daarbij de tip om triggers in te bouwen tijdens de werkdag zodat het een gewoonte wordt, zoals Simon Terry van Change Agents Worldwide ook al besprak.

 

Working_Out_Loud 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 
Ook besprak Kelly het op gang brengen van gesprekken door collega's erbij te betrekken (bijvoorbeeld door ze te vermelden, zodat ze daar een melding van krijgen), vragen te stellen en ze te bedanken voor hun bijdrage.

 

Zet het op Twitter: 'Interne community's: hardop werken, collega's betrekken en de gewoonte creëren'

 

Van handleidingen tot het benutten van statistieken

Dat was nog niet alles: Kelly deelde ook tips rond bijvoorbeeld het gebruik van trainingen, handleidingen, instructiefilmpjes, vraag-en-antwoordgroepen, en – ook een goeie - verwijzigingen in e-mails om collega's eraan te herinneren als iets beter op het intranet besproken kan worden, zodat andere collega's er misschien ook wat aan hebben.

 

Ten slotte ging het over het evalueren, analyseren en bijsturen van je community's. Daarbij ging Kelly in op besprekingen samen met je andere ambassadeurs, hoe je de statistieken in Iris Intranet kunt gebruiken, en dat je als het goed gaat met de activiteit op het intranet, dat succes best wel mag vieren met je collega's.

 

Dat is bewijs dat het werkt!

 

 

 

Wij willen alle aanwezigen bedanken voor hun deelname en hun bijdragen aan de interessante discussies. We spreken jullie allemaal snel weer!

 

Wil je ook kennismaken met Iris?

 

Kijk binnenkort live mee naar 'Hoe Iris je in staat stelt nog beter te werken' of vraag een persoonlijke demo aan.

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan