Cookies

Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website maakt gebruik van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag daarnaast ook gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Om optimaal te kunnen functioneren maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen

De organisatie als netwerk: Congres Intranet in 7 uitspraken

Op 18 maart kwamen ruim 500 politici bij elkaar voor Congres Intranet.

 

Want professionals die zich met intranet bezighouden zijn eigenlijk politici, zei Dave Gray, de eerste keynotespreker. Een mooie vergelijking, want zowel intranetprofessionals als politici vertegenwoordigen mensen, organisaties en verandering.

 

Dat is een enorme uitdaging. Vooral verandering. De meest dringende waar het hele Congres je stil bij laat staan: de wereld werkt steeds meer als netwerk, en het is hoog tijd dat organisaties dat ook gaan doen. De digitale werkplek is daarin van onschatbare waarde.

 

Samuel_Driessen_presentatie

 

Gastheer Samuel Driessen (foto) vertelde bij de opening dat 'organisatie' en 'cultuur' centraal zouden staan tijdens deze editie van Congres Intranet.

 

Die twee thema's kwamen in allerlei vormen terug. Belangrijke onderwerpen waren openheid (als collega's onderling en als organisatie), het hebben van een gedeeld doel, leiderschap, het laten stromen van informatie en het werken als netwerk.

 

Een aantal opvallende uitspraken:

 

"The digital workplace is essential to the organization. Therefore, it should be managed as a strategic asset."

 

Dit zei Jane McConnell, een bekende consultant die jaarlijks een grootschalig onderzoek doet naar de rol van de digitale werkplek in organisaties.

 

De digitale werkplek, die bestaat uit de digitale tools die je tijdens je werk gebruikt, zoals je intranet. Omdat goede tools en vooral de doelgerichte inzet daarvan een voordeel ten opzichte van de competitie kan opleveren, moet de digitale werkplek als strategische asset bekeken worden, stelt Jane.

 

Tweet dit: 'Hoe de digitale werkplek concurrentievoordeel oplevert'

 

Waar dat concurrentievoordeel kan zitten, heeft Jane verwoord in vier 'business scenarios' – of eigenlijk, vier goede vragen die de relevantie van de digitale werkplek duidelijk maken.

 

1) Hoe makkelijk is het voor collega's om snel service te verlenen aan klanten en daarbij de informatie te vinden die ze nodig hebben?

 

2) Hoe flexibel is jouw organisatie als je snel moet reageren op ingrijpende gebeurtenissen?

 

3) Hoe makkelijk kunnen collega's in jouw organisatie tíjdens het werk meer leren en hun vaardigheden ontwikkelen?

 

4) Kan jouw organisatie de kennis en knowhow van oudere specialisten vasthouden als zij de organisatie verlaten?

 

Wat zouden jouw antwoorden zijn?

 

"Young people think: 'work' is the time of day when I have to use old technology."

 

Het probleem van veel digitale werkplekken is dat ze niet up-to-date zijn. De Vlaamse IT-expert Peter Hinssen – die zijn visie verpakt in prachtige droge humor – omschrijft 'werk' als het deel van de dag 'dat je oude technologie moet gebruiken' (tweet dit).

 

Peter noemt de nieuwe generatie de 'network-native generation' en geeft rake voorbeelden van hoe de buitenwereld steeds meer als netwerk opereert – en benadrukt dat organisaties dat ook moeten gaan doen. Het is tijd voor nieuwe technologie waarmee je de organisatie als netwerk kan laten werken.

 

Die technologie maakt 'the flow of information' mogelijk, legt Peter uit. In netwerken waarin iedereen kan bijdragen, kan informatie stromen – in plaats van dat het ergens opgeslagen ligt. "Information isn't static. Companies are stronger when information flows."

 

Dat brengt verandering met zich mee, en dat moet je goed begeleiden. Hoe krijg je anderen erin mee?Dave Gray gaf goed advies.

 

"If it can't be drawn, it can't be done."

 

Aldus Dave Gray. Nieuwe plannen in de organisatie - oftewel, veranderingen die er aan zitten te komen – moet je tastbaar maken, raadt hij aan. Visualiseren helpt.

 

Namens Iris was Kelly aanwezig bij Daves masterclass op de pre-conferencedag van Congres Intranet. Dave reikte een model aan dat uit 5 stappen bestaat: van het identificeren van verbeterpunten die medewerkers zien, naar het nemen van een beslissing en het begrijpelijk communiceren van die beslissing.

 

Meer over die aanpak vind je bijvoorbeeld op de site van Gamestorming, een boek dat Dave schreef.

 

"The community manager as a job position will be obsolete in 5 to 6 years."

 

De ontwikkeling van de digitale werkplek en de manieren van werken heeft gevolgen voor functies in organisaties. Welke er blijven – en welke er anders ingevuld worden.

 

De positie van Chief Digital Officer en die van community manager zal verdwijnen, stelt Jane McConnell. "Everyone will have to have community management skills," zegt Jane.

 

Tweet het: "Over vijf jaar zijn er geen communitymanagers meer."

 

Dat is heel waardevol als een organisatie als netwerk gaat opereren. Delen, luisteren, verbinden, op de hoogte houden en inspireren, bijvoorbeeld door hardop te werken. Zo'n netwerk leert van zichzelf - en dat kan grote voordelen hebben voor de organisatie.

 

"Waarom laat je de CEO een boodschap intern verspreiden, en waarom niet de collega die het meest 'connected' is?"

 

Dit is een mooi voorbeeld van wat je 'netwerkdenken' zou kunnen noemen: niet op basis van hiërarchie kijken wie iets gaat delen, maar op basis van 'connectedness'. Vooruit, nog zo'n mooi woord erbij: je kijkt wie de 'influencers' in de organisatie zijn, en niet naar hun plek in een organigram.

 

Deze uitspraak is van Roos van Vugt, zelfstandig adviseur onder de naam Merkwerker. Eerder heeft Roos het voor elkaar gekregen om Deloitte een social business te maken en daarmee bijvoorbeeld de prestaties op het gebied van branding en recruitment flink te verbeteren.

 

Bij deze vraag komt wel een belangrijke keuze kijken. Activiteit van bijvoorbeeld de CEO op het intranet is heel fijn – het laat zien dat de leidinggevenden het platform serieus nemen, en dus dat het de moeite waard is. Het kan dan goed zijn als hij of zij het bericht plaatst ('lead by example'), maar als snel bereik belangrijk is, kan een update van de meer 'connected' collega een goede zet zijn.

 

Tweet 'm: "Waarom laat je de CEO een boodschap verspreiden en niet de collega die het meest connected is?"

 

"Be a leader, no matter your position in the company."

 

Werken in een netwerk betekent dat je veel zelfstandig handelt. Werken met een digitale werkplek betekent dat je de informatie en de samenwerkingstools hebt om dat goed te doen.

 

Jane McConnell raadde daarom aan om leiderschap en het nemen van besluiten ook aan te moedigen in de 'lagere niveaus' van een organisatie.

 

"Don't overdo strategy. Just get going. There's no time."

 

Peter Hinssen sloot af met een aantal tips en dit was de laatste. Niet te lang plannen maken, maarexperimenteren en al doende leren, adviseert hij.

 

Roos van Vugt zei hetzelfde - “Gewoon beginnen.” - en benadrukt het belang van een lange adem.

 

Tweet deze: "Besteed niet te veel tijd aan strategie."

 

 

Verhalen uit de praktijk: interessante breakoutsessies

Tussen de keynotes door waren er drie interessante breakoutrondes met allerlei verhalen uit de praktijk. Bijvoorbeeld van Dana Leeson, over het grootschalige project dat zij begeleidde als digital workplace architect van het British Standards Institute. BSI wilde van vier managementsystemen naar één business management system, met ruim 3000 documenten voor ruim 3500 medewerkers in 28 landen.

 

In plaats van het geplande half jaar duurde die transitie twee jaar. Dana bracht het humoristisch: "During this project, I read that TripAdvisor got their intranet live in 6 weeks. I went home and cried."

 

Marlou Kessels van Dorel Juvenile vertelde over de wereldwijde implementatie van 'in touch' (hun Iris), hoe HR, communicatie en ICT daarbij een goed huwelijk vormden, en hoe je om leert gaan met cultuurverschillen in online samenwerking. Dank je wel Marlou!

 

Er was een interessante sessie van Eneco over slimmer samenwerken. Over hun omslag naar Het Nieuwe Werken, de verhalen afstemmen op de doelgroep en over gebruikersonderzoek. Uit hun aanpak: think big, act small, scale fast.

 

Kristian Norling van Intranätverk kwam vanuit Zweden naar Utrecht om zijn tips voor betere zoekfunctionaliteiten op enterprise networks te geven. Belangrijk: “Search is not a project!”

 

Eigenlijk kunnen we wel door blijven vertellen. Als je meer tips en ervaringen wil doornemen: bekijk hier alle presentaties van de keynotes en de breakoutsessies.

 

De nieuwe realiteit

Lees ook het verslag van gastheer Samuel Driessen: Wat als het netwerk het wint van organisaties? over onder andere de niet te onderschatten rol van organisatiecultuur, en het verslag van Boudewijn Bugter op Frankwatching: Intranet anno 2015: 'It's the best of times, it's the worst of times.' (Mooi: "Netwerken zijn de basis van de nieuwe realiteit.")

 

Congres Intranet 2015 was een interessante en leerzame dag met veel mooie ontmoetingen. We hoorden dat AnjoJacqueline en Pleun (de winnaars van onze weggeefactie) ook genoten hebben: dat maakt het helemaal af. We bedanken Entopic voor de goede zorgen en zijn er volgend jaar natuurlijk weer bij!

Iris Intranet in actie!

Ervaar de vanzelfsprekendheid van Iris en ontdek wat Iris voor jou kan betekenen, als social intranet en spil van je digitale werkplek!

Vraag demo aan