Nieuws

Informatie vindt jou met Iris Intranet en iProva

Vanuit een grotendeels gedeelde visie vonden Iris Intranet en Infoland elkaar jaren geleden al. Een koppeling tussen Iris en iProva kon dan ook niet uitblijven. De integratie is al enige tijd actief en blijkt steeds waardevoller te worden. Tijd om eens met Arthur Turksma, creatief directeur en intranetstrateeg bij Iris Intranet, en Hilbert Leijen, CTO bij Infoland, te praten over deze succesvolle integratie en wat dat betekent voor jou als professional.

Online werken

Iris Intranet is uitgegroeid tot een Digital Workspace en is vooral in de huidige periode, met alle ontwikkelingen rondom corona, van enorme waarde gebleken voor hun klanten. Wanneer thuiswerken de standaard is, is het nog belangrijker om met elkaar in contact te blijven. ‘Er zijn veel verschillende samenwerktools, waar wij ons in willen onderscheiden is dat wij de kennis naar de mensen willen brengen. Dus jij hoeft de informatie niet te zoeken, de informatie vindt jou,’ aldus Arthur.

Altijd up-to-date informatie tot je beschikking

Een tweede punt dat belangrijker dan ooit is gebleken, is de kennisdeling van de juiste, up-to-date informatie. De wereld verandert snel, informatie is soms na een week, een dag of zelfs enkele uren al verouderd. Nemen we als voorbeeld weer de coronacrisis, en dan met name in de zorg, dan zien we dat personeel elke dag weer met nieuwe instructies, protocollen en andere informatie te maken krijgt. Hoe gemakkelijk is het dan als deze nieuwe informatie op één plek gedeeld wordt, zonder dat je daar zelf naar op zoek hoeft te gaan? Dat je in één oogopslag ziet wát er veranderd is en dat je kunt doorklikken naar de betreffende documenten, of onderdelen van documenten?

‘Dankzij de koppeling met iProva, waarin deze documenten zijn opgeslagen en worden bijgewerkt, kun je als medewerker via jouw Iris Dashboard zien waar je die dag mee moet werken,’ vertelt Arthur. ‘Je weet daarmee zeker dat je met de juiste, up-to-date informatie werkt die op de juiste manier tot stand is gekomen.’ Hilbert haakt daarop aan: ‘Tijdens de coronacrisis zien we dat informatie van gisteren soms al verouderd is. Overnight kan zomaar alles anders zijn, ziet de wereld en dus de informatie er anders uit.’ Het vinden van die informatie op één plek, namelijk in Iris Intranet, wordt mede mogelijk gemaakt door de iProva tegels op je dashboard, die je als gebruiker zelf kunt aanpassen.

Tegels

Zo vind je tegels als ‘iProva laatst gewijzigd’, oftewel de documenten waarin recent wijzigingen zijn aangebracht. Sterker nog, je ziet in één oogopslag wanneer het document gewijzigd is, en of het dus nodig is om hier vandaag een blik op te werpen, of dat je deze wijziging al eerder hebt gezien. Welke tegels je op je dashboard wil zien, kun je als gebruiker zelf kiezen. Dien je regelmatig incidenten in? Dan kun je via Iris bijvoorbeeld snel toegang krijgen tot je incidentmanagementsysteem.

Minstens net zo gemakkelijk is de koppeling met Office365, waardoor je onder andere je To Do lijst, Planner en/of Agenda toe kunt voegen aan je dashboard. ‘Juist deze integraties, met zowel iProva als Office365 maar ook andere diensten, maken van het intranet een Digital Workspace. Je hoeft dus ook hier niet te kiezen tussen óf Iris Intranet óf Office365, de kracht zit hem in de integratie,’ licht Arthur toe. ‘Dit kennen we natuurlijk ook van de integratie van SharePoint met iProva,’ vult Hilbert aan, ‘het zijn puzzelstukjes van dezelfde puzzel, die samen een mooi geheel vormen.’

Binnen Iris is het dan ook gemakkelijk om te zoeken, waarbij je informatie uit verschillende andere integraties kunt vinden. Je hoeft als gebruiker niet te weten waar de informatie precies staat, de Iris Vindmachine toont de resultaten allemaal bij elkaar. ‘In Iris kan belangrijke informatie ook gepusht worden, pontificaal midden in beeld bijvoorbeeld. Voor beheerders is dit een mooi gegeven,’ vervolgt Arthur zijn verhaal.

Infolanders gebruiken uiteraard deze koppelingen ook. Sinds de laatste grote update ziet dit er ook erg gelikt uit, als we dat mogen zeggen! Doordat je zelf kunt bepalen welke informatie voor jou relevant is, start je de dag daadwerkelijk met datgene wat voor jou belangrijk is op dat moment.

De toekomst van informatie

In 2020 zijn zowel Iris Intranet als iProva voor veel organisaties van groot belang gebleken. Digitaal (samen)werken is essentieel gebleken, niet alleen door het vele thuiswerken maar ook door de noodzakelijke fysieke afstand op de werkplek. Een dagstart met het hele team, samen vergaderen in dezelfde ruimte, zelfs voor degenen die wel op de werkplek waren en zijn, is dit vaak onmogelijk. Nu thuiswerken voorlopig de norm lijkt te blijven is het belangrijk dat de tools de oude, vertrouwde manier van werken zo goed mogelijk vervangen.

‘We zien dat Iris Intranet ook gebruikt wordt als medium om een digitale dagstart te faciliteren. En daar leent het zich natuurlijk ook prima voor: wat speelt er in de organisatie, welke successen kunnen we delen? Maar ook: wat staat er op de planning vandaag? En niet onbelangrijk: zijn er wijzigingen in hóe ik mijn werk moet doen? Dat laatste komt dan uit die integratie met iProva, wat je dus ook samen nog even kunt bespreken,’ vertelt Arthur.

‘Maar wat minstens net zo belangrijk is, is dat je in iProva feedback kunt geven. Dit komt direct uit bij de juiste personen, en wordt beoordeeld voordat het wordt aangepast (of niet natuurlijk). Wordt het aangepast, dan zie je dit dus in Iris weer onder ‘iProva laatst gewijzigd’,’ aldus Hilbert, die het cirkeltje zo mooi rond maakt.

Werk zoals jij wilt, waar jij wilt en hoe jij wilt

De professional van nu wil vooral zelf de regie hebben over waar, wanneer en hoe hij/zij werkt. Dankzij de integratie van diverse diensten, zoals Iris Intranet, iProva en Office365, vindt deze professional altijd de juiste informatie, waar en wanneer er gewerkt wordt.

Maar de informatie die gevonden wordt, is op elke plek hetzelfde. Dus die medewerker die liever rechtstreeks in iProva zoekt, vindt hetzelfde als de medewerker die de informatie via Iris Intranet opzoekt. Door de verschillende diensten te integreren, creëer je dus een web van informatie die op elke plek gelijk is en op verschillende manieren gevonden kan worden, zodat iedereen kan werken op de manier die voor hem/haar het beste werkt. Gecombineerd met mobiele apps zorg je dat iedereen, waar diegene ook is, altijd de weg naar de juiste informatie vindt.

Ben jij benieuwd geworden hoe je informatie binnen jouw organisatie voor iedereen op een prettige manier beschikbaar kunt stellen? Onze Iris adviseurs helpen je graag verder. Bel ons op 040 26 60 333 of vul hier je gegevens in.