Het intranet van

500 medewerkers, Kernie en een nieuw sociaal intranet

Monique Linger, sinds 2002 communicatiemanager bij EPZ. Met een kerncentrale, een windpark en zonnepark is de Elektriciteits Productiemaatschappij Zuid-Nederland voor collega’s een uniek bedrijf in Zeeland. Wij zijn erg benieuwd waarom zij voor een sociaal intranet hebben gekozen, hoe het intranet wordt gebruikt door 500 medewerkers en hoe zien zij de toekomst? Op al deze vragen geeft Monique antwoord. Benieuwd? Lees dan verder.

“Mijn collega’s van communicatie, ICT en ik zijn superbeheerder van het intranet. Wij houden bij hoe alles verloopt en sturen aan als dingen beter, leuker of anders kunnen. Ik ben nu ook meer bezig met het intranet dan voorheen. Voorheen stuurde ik berichten vaak door naar mijn collega’s zodat zij het op het intranet konden zetten, maar nu doe ik het vaak zelf. Zo kan ik mijn kennis onderhouden.” – Monique Linger

Niet zomaar 1,2,3

Een intranet komt niet zomaar uit de lucht vallen, ook bij EPZ hadden ze hele goede redenen om op zoek te gaan naar een sociaal intranet. Waarom hebben ze uiteindelijke gekozen voor Iris?

“Ons intranet was aardig oud en heel statisch en het CMS kon niet meer worden geüpdatet, dus we waren genoodzaakt om op zoek te gaan naar een nieuw intranet. Ik wilde al een hele tijd een sociaal intranet, maar het duurde even voordat alle geesten hiervoor rijp waren. Nu was het uitgelezen moment en is het balletje gaan rollen. Er waren collega's die zeiden: ‘pff, moet dat nou z’n sociaal intranet…?’. Maar ik heb volgehouden en met het projectteam hebben we onze wensen op papier gezet. Met die wensen zijn we op zoek gegaan naar een sociaal intranet.

Hoe we met Iris Intranet in contact zijn gekomen is wel een grappig verhaal. We waren al bezig met het project en hadden al een aantal leveranciers uitgenodigd en bekeken. We stonden op het punt een besluit te nemen toen wij een telefoontje kregen vanuit triptic/Iris. Omdat de adviseur zo enthousiast en overtuigend was aan de telefoon hebben wij jullie ook uitgenodigd en aan de lijst met mogelijke leveranciers toegevoegd. En uiteindelijk is het Iris geworden :D! De techniek sprak ons erg aan, de opzet en financieel paste het binnen het plaatje.

Een sociaal deel op het intranet was een van de grotere wensen, al wist ik niet goed wat ik me erbij voor moest stellen. Wij zijn een heel technisch bedrijf en al onze medewerkers zijn op 10 cijfers achter de komma nauwkeurig en dat is ook goed want zo hoort het ook, maar een beetje meer sociaal verkeer op het intranet mocht er wel komen. ” – Monique Linger

Kernie

Superleuk dat jullie uiteindelijk voor ons gekozen hebben! Kun je iets meer vertellen over de lancering? Hoe hebben jullie dit aangepakt?

“We hadden een strakke planning. Half oktober hebben we de beslissing genomen en we wilden graag in december live. Van tevoren hadden we al een lijst gemaakt van alle content op het oude intranet inclusief de verantwoordelijke redacteuren. Zo konden we een gestructureerd overzicht maken van welke content er overgenomen moest worden en welke niet.

Om de betrokkenheid bij de collega’s te versterken hebben we een wedstrijd uitgeroepen om de naam van het intranet te bedenken. We hadden niet gedacht dat het z’n groot succes zou worden, we kregen meer dan 100 inzendingen. Uit deze inzendingen hebben wij als projectteam een selectie gemaakt en vanuit daar mocht iedereen stemmen. Uiteindelijk is het de naam KernNet geworden. 8 collega’s hadden deze naam ingezonden, dus zij kregen allemaal een presentje. Om het intranet een persoonlijke touch te geven hebben we een avatar laten maken met de naam ‘Kernie’.

Wij zijn een gestructureerde organisatie alles staat in procedures geschreven, maar op sommige momenten werkt het je ook tegen. Dat merkten wij bijvoorbeeld bij het aanmaken van groepen. Iedereen is vrij om een groep aan te maken, maar we kregen toch vaak de vraag; ‘Kunnen we zomaar een groep aanmaken, zijn er geen regels hiervoor opgesteld?’. Daar moesten de meesten toch nog wel even aan wennen.

Op maandag zijn we live gegaan, dus we zijn op zondag met een aantal collega's langs alle kantoren gegaan om op ieders bureau een geboortekaartje, een zakje met blauwe en witte marshmallows en een korte gebruiksaanwijzing neer te leggen. Het geboortekaartje refereerde naar het intranet en de marshmallows waren het symbool voor de ‘Cloud’, want we gingen met ons nieuwe intranet naar de Cloud. Dat werd heel goed ontvangen en ook de gebruiksaanwijzing werkt goed.” – Monique Linger

Procedures loslaten

Daar is ‘ie dan, het intranet van EPZ; KernNet. Dan is het natuurlijk ook wel fijn als het intranet goed gebruikt wordt. Hoe gaat dit bij EPZ? Monique vertelt er je alles over.

“Steeds meer collega’s plaatsen zelf berichten op KernNet, maar dat heeft wel even geduurd. In het begin kregen we vaak de opmerking: ‘Weer een nieuwe tool, wat moeten we hier nou weer mee, wat is dit nou weer?’. We merken dat de houding ten opzichte van het intranet steeds meer verandert. Collega’s beginnen hun Tijdlijn te ontdekken, ze reageren op elkaars berichten, bloggen, feliciteren elkaar als er iemand jarig is en onze community manager plaatst regelmatig ‘sociale’ berichtjes om het intranet levendig te houden.

Groepen worden bij ons ook steeds vaker gebruikt, maar wel voornamelijk voor werk gerelateerde onderwerpen. We willen het stap-voor-stap socialer maken. Dat is wel even zoeken. Toen ik me aan het voorbereiden was voor dit interview en las ik een aantal verhalen op de website van Iris. Daar las ik een verhaal van een andere organisatie die werken met een groep genaamd ‘Trots op mijn werk’ en daar raakte ik door geïnspireerd, want dat zou voor ons ook uitstekend kunnen werken. Ik heb het gelijk voorgesteld bij onze groep.” – Monique Linger

Doorontwikkelen

Zoals je natuurlijk al wel vaker gelezen hebt, een intranet is nooit klaar. Altijd zijn er wel nieuwe wensen en ontwikkelingen waar je jezelf mee bezig houdt. Zo ook bij EPZ, wat zijn hun toekomstplannen?

“We zijn op dit moment bezig met het bekijken van de Narrowcasting uitbreiding. We hebben een grote groep medewerkers die maar 1 keer per dag of zelfs minder op KernNet kunnen kijken. Door de schermen te vullen met informatie van KernNet krijgen ze toch de informatie mee en worden ze getriggerd om later het hele verslag te lezen op het intranet.

KernNet is op dit moment een portaal die ervoor zorgt dat de medewerkers via het intranet door kunnen naar andere applicaties. Dat zal steeds verder uitgebouwd worden. Maar dat is voor nu toekomstmuziek, we gaan ons nu eerst focussen op het intranet dat er nu staat.” – Monique Linger

Wil jij ook kennis maken met Iris Intranet en wat zij voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo aan!